Datta Shuttle: Como Criar um Fluxo de Trabalho de Upload

Criar um Fluxo de Trabalho de Upload com Datta Shuttle

Crie um fluxo de trabalho de upload para conectar uma fonte de dados externa. Carregue, edite e grave dados no Smartsheet.

Criar Fluxo de Trabalho

Clique no lançador na barra de navegação à esquerda e selecione Data Shuttle. Se esta é a primeira vez que usa o Data Shuttle, pode ser necessário primeiro fazer login em datashuttle.smartsheet.com.

Selecione seu arquivo de origem. Seu arquivo de origem pode estar em um dos seguintes locais:

Anexo do Smartsheet: Como está conectado, você pode pesquisar ou navegar para encontrar a planilha a que o arquivo está anexado. Escolha se deseja importar o anexo mais recente sempre que o fluxo de trabalho for executado ou um anexo com um nome específico:
- Mais recente: Sua última sincronização de anexo com base na programação do seu fluxo de trabalho. Ou você pode executar o fluxo de trabalho manualmente.
- Nome do anexo: O Data Shuttle usará apenas o anexo especificado no seu fluxo de trabalho.
Google Drive: Siga as instruções para permitir que o smartsheetapps.com visualize arquivos em sua conta do Google Drive. Depois que a autenticação for bem-sucedida, pesquise ou navegue no Google Drive sincronizado para localizar o arquivo que deseja usar (.xlsx, .csv ou Planilha do Google).
OneDrive: Siga os prompts para permitir que o smartsheetapps.com visualize arquivos em seu smartsheetapps.com para visualizar arquivos em sua conta do OneDrive. Depois que a autenticação for bem-sucedida, pesquise ou navegue no OneDrive sincronizado para localizar o arquivo (.xlsx ou .csv) que deseja usar.
Box: Siga os prompts para permitir que o smartsheetapps.com visualize arquivos em sua conta do Box. Após a autenticação ser bem-sucedida, pesquise ou navegue em seu Box sincronizado para localizar o arquivo que deseja usar (.xlsx ou .csv). Você pode carregar arquivos do Box que lhe pertencem ou arquivos do Box que estejam compartilhados contigo.

Use a opção O arquivo de entrada possui cabeçalhos de coluna para confirmar se a fonte de dados inclui cabeçalhos.

Somente arquivos do Excel: Indique qual guia da planilha contém os dados que você deseja mesclar (a primeira planilha da pasta de trabalho do Excel será a guia 1).

Clique em Avançar.

Selecione uma planilha de destino e as Ações do Fluxo de Trabalho

Configure como deseja que os resultados sejam carregados no Smartsheet.

Selecione a planilha de destino – para onde seus dados estão indo. Se você estiver usando anexos do Smartsheet como fonte, poderá ser a mesma planilha ou uma planilha diferente da planilha de origem.

Escolha como deseja importar os dados para o Smartsheet:

Substitua todas as linhas da planilha de destino pelos dados do arquivo de entrada. IMPORTANTE: Esta opção sobrescreve completamente seus dados. Seu local de destino pode armazenar versões anteriores para que você possa recuperar descarregamentos anteriores, se necessário.

Mesclar dados no destino com base em um valor-chave de coluna. Ao escolher mesclar dados, você também selecionará as opções de linha:

Adicione linhas à planilha à medida que são adicionadas ao arquivo de origem.
Atualize as linhas conforme a alteração no arquivo de origem.
Exclua as linhas que não correspondem mais aos critérios do filtro.

Atualize as opções suspensas para as colunas selecionadas. Isso substituirá os valores de lista suspensa do Smartsheet nas Propriedades da coluna por valores do arquivo Excel ou .csv.

Definir filtros para controlar quais linhas de entrada serão importadas

Os filtros definem quais dados devem ser importados para o Smartsheet com base em certos critérios (por exemplo, Status igual a “Em andamento”).

Os filtros também são úteis para trabalhar com grandes conjuntos de dados, que tenham o potencial de fazer com que a importação exceda os limites de linha do Smartsheet.

Deixe a Lógica de Filtragem vazia. Você pode ordenar seus filtros depois de criá-los.
Na configuração do filtro, selecione uma coluna de entrada, um operador de comparação (por exemplo, maior ou igual a) e o valor.
Use a caixa Lógica de Filtragem a fim de conectar cada filtro com operadores AND/OR adicionais.

Use as IDs de filtro (o número ao lado de cada filtro) para definir os relacionamentos entre cada filtro.

Você poderá definir uma lógica de filtragem mais complexa usando parênteses juntamente com os operadores AND e/ou OR. Por exemplo, (1 AND 2) OR 3 combinam a lógica para incluir todos os dados em que (Departamento = “Serviços” AND Tamanho do Widget = “Grande”) OR Departamento = “Marketing”. Neste exemplo, apenas widgets grandes do departamento de serviços seriam importados, bem como todos os widgets de marketing.

Os filtros diferenciam maiúsculas de minúsculas. Certifique-se de que correspondem exatamente às informações do arquivo.

Mapear colunas entre os dois sistemas

As colunas do Smartsheet são preenchidas previamente; você seleciona as colunas de entrada do arquivo de origem.

Para mapear manualmente uma coluna, clique na lista suspensa ao lado da coluna de entrada, role e escolha o mapeamento correto para a coluna do Smartsheet indicada do lado direito.

Programe o seu fluxo de trabalho

Existem duas maneiras de agendar seu Workflow para execução automática; Executar com base no anexo ou Executar com base no agendamento. Você pode usar um, ambos ou nenhum e executar o Workflow manualmente.

Executar com base no anexo

Quando habilitada, sempre que um novo anexo for adicionado à planilha de origem, o fluxo de trabalho avaliará e executará se o novo anexo atender aos critérios. Executar com base no anexo está disponível apenas quando o fluxo de trabalho usa o Anexo do Smartsheet como origem.

Se alguém criar um fluxo de trabalho e configurá-lo para ser executado sempre que um novo anexo for adicionado, qualquer pessoa que adicionar um anexo provocará a execução deste fluxo de trabalho.

Executar com base no agendamento
- Ative a opção Executar com base no agendamento.
- Selecione a opção desejada em Dias da semana, Hora de início, Intervalo de repetição e Hora de término. Depois de selecionar a programação desejada, ative a opção Executar com base no agendamento. Você pode adicionar várias opções de agendamento.
- Clique em Avançar.
Executar manualmente

Se você deixar esta etapa em branco, poderá executar seu fluxo de trabalho a qualquer momento. Vá para o fluxo de trabalho e clique em Executar.

Criar expressões personalizadas

As expressões permitem que você crie uma fórmula em seu fluxo de trabalho; a fórmula é executada quando você executa o fluxo de trabalho. Por exemplo, uma expressão pode definir o preço e o imposto sobre vendas e inseri-los como uma nova coluna na planilha de destino.

Para definir uma fórmula para a planilha de destino, crie a fórmula no campo fornecido. Pode ser mais fácil criar a fórmula na planilha de destino sem referências a outras linhas, depois copiar e colar no construtor de expressões.
Clique em Adicionar outra expressão para adicionar mais linhas.

Dar nome ao novo fluxo de trabalho

Insira um nome para o seu fluxo de trabalho e clique em Avançar. Agora você pode acessar o fluxo de trabalho a qualquer momento que quiser executá-lo, editá-lo ou excluí-lo.

O Data Shuttle do Smartsheet oferece uma maneira simples e eficaz de conectar fontes de dados externas e realizar uploads automáticos para suas planilhas. Com ele, você pode carregar, editar e gravar dados diretamente no Smartsheet, garantindo que suas equipes tenham acesso sempre a informações atualizadas e precisas.

Ao configurar um fluxo de trabalho de upload, você pode escolher entre várias fontes de dados como anexos do Smartsheet, Google Drive, OneDrive, e Box, e definir filtros e mapeamentos personalizados para garantir que apenas os dados relevantes sejam importados. As opções de agendamento e execução manual oferecem flexibilidade para adaptar os fluxos de trabalho às suas necessidades, seja para importações em tempo real ou agendadas.

Além disso, a capacidade de criar expressões personalizadas permite que você automatize até mesmo cálculos e fórmulas, economizando tempo e recursos enquanto mantém a consistência dos dados. Ao nomear e organizar seus fluxos de trabalho, você pode facilmente gerenciar e executar suas automações de forma intuitiva.

Em resumo, com o Data Shuttle, a integração e a atualização dos dados no Smartsheet se tornam muito mais ágeis e eficientes, permitindo que sua equipe colabore de maneira mais produtiva e tome decisões baseadas em dados atualizados automaticamente. Experimente configurar um fluxo de trabalho de upload e veja como ele pode otimizar seus processos de gestão de dados!