GERENCIAMENTO DE USUÁRIOS NO SMARTSHEET

A pessoa encarregada da administração do sistema é responsável por adicionar, gerenciar e remover usuários da conta multiusuários do Smartsheet.

Ou seja, é recomendável que sejam avaliadas as melhores práticas para configurar e gerenciar os usuários da sua conta.

Nesse sentido, para gerenciar todos os usuários de seus planos de forma eficaz, é importante que os administradores do sistema adicionem tanto usuários licenciados quanto não licenciados ao seu plano multiusuário.

Gerenciamento de Usuários no Smartsheet

Visão Geral do Centro de Administração:

Disponível nas licenças Pro, Business e Enterprise, o Centro de Administração é uma ferramenta que permite aos Administradores de Sistema e Admins de Grupos gerenciar suas contas no Smartsheet. Com ele, é possível administrar os usuários, os grupos e as solicitações de licença, além de visualizar as configurações de conta de forma geral.

Para acessar o Centro de Administração, primeiramente, basta fazer login no endereço https://admin.smartsheet.com/ com suas credenciais do Smartsheet ou acessar pelo passo a passo das imagens abaixo:

Página de início do Centro de Administração:

Após fazer login no Centro de Administração, você será redirecionado para a Página Inicial, onde poderá visualizar um resumo da conta, dos usuários, das licenças disponíveis, das tarefas pendentes e das configurações de conta.

Para acessar as opções de Gerenciamento de Usuários, Gerenciamento de Grupos, Solicitações de Licença ou Informações do Plano e de Cobrança, basta clicar no ícone de menu localizado no canto superior esquerdo da tela.

Centro de Administração: Adicionar, editar ou desativar usuários:

Recursos de Gerenciamento de Usuários no Centro de Administração permitem que você adicione, edite e desative usuários individualmente ou em massa. Do mesmo modo, você também pode gerar vários relatórios de usuários, transferir a propriedade de itens e revogar o acesso aos itens compartilhados da conta do Smartsheet por usuários externos. 

Usuários não licenciados – podem acessar e atualizar planilhas, não podem criar novas planilhas e podem monitorar logins

Usuários licenciados – podem criar seu próprio trabalho dentro do Smartsheet

Contudo, para poder filtrar os usuários licenciados e não licenciados, basta seguir o passo a passo da imagem abaixo:

Adicionar ou editar usuários individualmente:

Para adicionar um usuário à sua conta, selecione o botão Adicionar Usuário no canto superior esquerdo da página Gerenciamento de Usuários e preencha os detalhes do usuário no painel Adicionar Usuário que se abre à esquerda. Depois de preencher os detalhes, selecione Convidar para enviar um convite para esse usuário. O usuário precisará aceitar o convite antes de se tornar um membro ativo de sua organização. 

Para criar vários usuários com o mesmo papel (role), crie um arquivo .csv com as colunas de Nome, Sobrenome e Email e importe o arquivo clicando em “Mais ações” e depois em “Importar usuários” conforme imagem abaixo

Permissões básicas de atualização em massa:

Servem para realizar tanto atualização de licenças, quanto direitos de admins e permissões de maneira coletiva de uma vez só.

Erros ao adicionar usuário 

Um usuário pode pertencer a várias contas, mas deve usar um e-mail exclusivo para cada conta. Se você convidar um usuário para sua conta com um e-mail que já é de um usuário em uma conta diferente, receberá a mensagem de erro: Essa pessoa pertence a outra conta.

Para corrigir isso, o usuário pode fornecer um endereço de e-mail diferente e você pode reenviar o convite com o novo endereço. O usuário também pode solicitar ao Administrador de Sistema daquela outra conta que os remova desse plano. Saiba mais sobre como gerenciar os endereços de e-mail associados à sua conta do Smartsheet.

Edição de propriedades de usuário 

Para editar usuários individualmente, primeiramente, selecione um nome da sua lista de Gerenciamento de Usuários. No painel Editar Usuário do lado esquerdo, você pode fazer várias alterações. Veja o exemplo na tabela abaixo:

Melhores práticas de quando alguém deixa a sua organização:

Transferir as planilhas do proprietário que saiu para outra pessoa, removê-lo do acesso de compartilhamento, e por último deletar o usuário.

Gerenciamento de Usuários no Smartsheet

Em conclusão, o gerenciamento de usuários no Smartsheet é uma responsabilidade crucial para a administração do sistema.

Recomenda-se avaliar as melhores práticas para configurar e gerenciar eficazmente os usuários da conta multiusuários.