Comparando as funcionalidades e usabilidade: Smartsheet vs Excel

A popularidade do Excel após décadas é inegável, porém, um concorrente mais competente tem batido de frente com o velho Excel:

Se você ainda está se perguntando sobre a resposta do título, a TaskIT tem a solução! Você descobrirá quais são suas semelhanças e diferenças. Continue lendo para descobrir qual é o vencedor.

Assim como o Excel, o Smartsheet tem capacidade de planejar projetos, porém, o primeiro programa pode ser descrito mais como um programa de cálculos que, secundariamente, consegue realizar diversas tarefas.

O Excel é uma aplicação de planilhas eletrônicas, parte do pacote Microsoft Office. É bastante conhecido por suas capacidades de cálculo, gráficos básicos e análise de dados, sendo utilizado em diversos setores, desde ciência de dados até finanças.

Já o Smartsheet, é uma ferramenta focada em gerenciamento de projetos, baseada em nuvem, utilizando uma interface semelhante à de uma planilha eletrônica. O software tem como objetivo, auxiliar equipes em tarefas como colaboração, gerenciamento, controle de tempo e recursos e por fim, o fornecimento de visibilidade em tempo real sobre status em projetos.

Quando comparamos duas ferramentas de trabalho é interessante saber também as semelhanças além das principais diferenças. A começar pelas diferenças importantes:

• Colaboração e compartilhamento: Pensada e projetada para uma colaboração em tempo real, o Smartsheet permite que os times atuem em conjunto em um projeto de forma mais efetiva. Já o Excel, até pode ser utilizado de forma colaborativa, porém necessita um pouco mais de trabalho para ter esse poder de atuação em tempo real.
• Customização: O Excel apresenta sim alguns recursos customizáveis, porém, o Smartsheet é extremamente personalizável e a TaskIT é a empresa certa para te auxiliar na personalização dessas configurações!
• Integração: O Smartsheet tem uma maior flexibilidade no quesito integração com outras ferramentas populares de gerenciamento de projetos, além de possui API aberta, o que facilita a conexão/integração com outros softwares. Já o Excel, em geral, é mais compatível com outras ferramentas de análise de dados e softwares da Microsoft.
• Escalabilidade: O Smartsheet é mais voltado para projetos de grande escala que exigem uma gestão de projetos mais complexa, e o Excel é mais condizente para criação de banco de dados e análise dos mesmos (algo que o Smartsheet também faz com muita propriedade!
• Valor: O Smartsheet é um software pago com inúmeras opções de licenças de diferentes preços e funcionalidades (possui uma versão trial gratuita de 30 dias), enquanto o Excel, em geral, é incluído no pacote Microsoft Office.

Agora que já passamos pelas diferenças, vamos listar algumas semelhanças:

• Assim como o Excel, o Smartsheet permite que os usuários criem planilhas.
• Em ambos é possível criar gráficos.
• Aplicar modelos pré-montados (os famosos templates). Modelos são planilhas ou projetos pré-definidos e construídos, que podem ser usados como base para criar novas planilhas
• Integrações (Excel é feito via VBA, já no Smartsheet é feito via API).

Ou seja, o que você é capaz de fazer no Excel, pode ser facilmente replicado no Smartsheet! Apesar da boa reputação do Excel, é importante entender que ele simplesmente não consegue fazer mais do que o Smartsheet

Recursos Poderosos do Smartsheet

Sim. O Excel funciona muito bem como planilha, só que o Smartsheet também! (e muito bem, obrigado). Porém o Smartsheet vai além, ele é projetado para fazer muito mais do que isso. A seguir serão apresentados alguns recursos que o Excel não possui, mas o Smartsheet tem.

Visualizações extras

Com o Smartsheet você é capaz de criar diferentes visualizações, e muitas delas são projetadas para alavancar a eficiência de uma equipe. São elas:
• Visualização Gantt
• Visualização de calendário
• Quadros Kanban
• Subtarefas
• Dependências
• Notificações para tarefas

Inventado por Henry Gantt, o gráfico de Gantt é um gráfico de barras que expressa as tarefas do projeto no eixo vertical, e expressa os prazos no eixo horizontal. Com isso, o mesmo ajuda exibir a relação entre as duas categorias.

Já os calendários são ideais para fazer o gerenciamento de tarefas. Você será capaz de definir lembretes para os colaboradores do seu time e estipular prazos claros para seus objetivos específicos.

Uma ferramenta muito popular no âmbito de gerenciamento, o Kanban mostra as tarefas em formatos de quadros ao invés de gráficos e tabelas. É muito utilizado um agrupamento de status das tarefas, então quando certa tarefa atinge uma etapa específica, ela é movida para a próxima categoria até a conclusão da atividade.

Além de tudo isso, essas visualizações extras podem mostrar subtarefas (algo que não é possível com o Excel). Com o Smartsheet, você pode trabalhar de maneira muito flexível, o que abre um leque para experimentação até encontrar o fluxo de trabalho que mais te agrada e à sua equipe.

Colaboração Poderosa

O Excel possui a funcionalidade de colaboração em tempo real, mas com muito atraso. As mudanças demoram para serem aplicadas. Com o Smartsheet, as mudanças ocorrem em tempo real, ocasionando em menos erros e menos versões incorretas, já que o Smartsheet é muito mais ágil que o Excel em detecção de dados.

Como colaboração é muito além do que exibir alterações realizadas, o Smartsheet possui mais pontos ainda a seu favor. Você pode compartilhar tarefas, arquivos e notas em tempo real. Um membro da sua equipe que desejar receber um documento em PDF, pode realizar seu download segundos depois que outra pessoa realiza seu upload.

Comentários em projetos são possíveis no Smartsheet, ao contrário do Excel. Um diferencial para o Smartsheet, são as solicitações de atualização e notificações, que agilizam o fluxo de trabalho. Ao invés de utilizar outros programas e aplicativos, o Smartsheet permite que você realize o gerenciamento e comunicação em um só lugar.

Comentando ainda sobre colaboração dentro da plataforma, o compartilhamento de planilhas com o Smartsheet é muito mais fácil e possui menos limitações. Um projeto pode ser compartilhado com um número ilimitado de membros da equipe e mesmo os colaboradores que não possuem a licença do Smartsheet, podem ser convidados por e-mail.

Além disso, é possível realizar a publicação de uma planilha, que fica disponível para qualquer pessoa que possuir o link, possibilitando usuários gratuitos a utilizarem a ferramenta, sem nenhum custo adicional.

Ainda se tratando de colaboração, o Smartsheet possui em seu sistema, para cada planilha, dashboard e relatório, um Log de auditoria. Esse log de auditoria permite que você tenha controle de todas as atividades e mudanças que ocorreram em algum item do Smartsheet, a nível de data e hora exata, como por exemplo:

• Quem visualizou o item e quando,
• Compartilhamentos e remoção de compartilhamentos de itens,
• Mudanças específicas em cada linha, como a mudança de um valor em uma célula e em fórmulas,
• Um registro de quando automações foram executadas

Além desse log, que fica localizado na própria plataforma, o Smartsheet disponibiliza o download detalhado do log.

Como se não bastasse, todos os dispositivos são suportados para o Smartsheet e nenhuma de suas versões sofre algum downgrade em relação ao outro, já que a plataforma é baseada em seu navegador e sua base de dados é armazenada com nível de segurança governamental americano.

No Excel, colaboradores não possuem a permissão de utilizar todos os recursos disponíveis, quando estão trabalhando na mesma planilha. A ferramenta é paga, e colaboradores que não possuírem a licença não conseguem exibir suas planilhas.

O Excel faz com que sua empresa sinta a necessidade de contratar o pacote de serviços que inclua o OneDrive/Sharepoint, para suprir essa necessidade de colaboração em tempo real, mesmo que de maneira defasada.

Ajuste Fino das Tarefas

Sub-tarefas e condições não são facilmente definíveis e tudo deve ser feito utilizando meios que consomem muito tempo e são muito manuais. No Smartsheet, os usuários podem definir dependências e sub-tarefas a um objetivo. Em projetos extensos e complexos, você notará que sua equipe lidará muito melhor com alocação de atribuições, já que tudo está localizado em uma tarefa só, incluindo suas condições.

Automações

Você já se perguntou o que aconteceria se o Excel tivesse alguns recursos automatizados para facilitar seu trabalho? Pois então, Smartsheet tornou isso uma realidade. Você é capaz de criar automações em questão de minutos.

Para os que não estão acostumados com o termo, uma automação em um software se refere a uma ação quando um gatilho é ativado por um usuário humano. Por exemplo, dentro do Smartsheet, você pode configurar um envio de alerta para o gerente de projetos quando um membro do time marcar algo para revisão. Tudo se torna automático após programar a automação.

Dada a sua interface amigável, o Smartsheet torna esse processo de maneira simples. Trata-se de um menu de arrastar e soltar que possibilita que você faça exatamente como desejado. Pode customizar todos os elementos, como os gatilhos, caminhos condicionais e outros.

Com uma maior familiaridade, você poderá usar um processo simples e criar um fluxo de trabalho de automações extremamente avançado, o que vai economizar o precioso tempo de seu time.

Add-Ons

O Smartsheet oferece diversas opções de integração, seja o aplicativo de primeira ou terceira parte. Google Drive, Dropbox, Slack são algumas das integrações nativas que são possíveis de obter.

Além das integrações nativas, o Smartsheet também conta com uma API aberta e extensivamente documentada, possibilitando a customização de suas integrações ao seu critério.

O Excel não integra muito bem com outros produtos do Microsoft Office. São mínimas as integrações nativas que são possíveis de serem obtidas.

Além das integrações nativas, o Smartsheet possui aplicativos adicionais, como o Resource Management., Calendar App, Control Center, Data Shuttle, DataMesh, Dynamic View e o PivotTable.

Por que as pessoas ainda usam o Excel?

Não é difícil entender o motivo do porquê as empresas ainda usam o Microsoft Excel apesar das amplas vantagens do Smartsheet, e muito provavelmente você até concorda com a razão delas. A seguir, algumas das respostas mais comuns para essa pergunta.

Familiaridade

O Microsoft Excel é um software comum, muito utilizado pelas empresas, e em geral as pessoas preferem continuar naquilo que já conhecem. Se um gerente de um time não ver motivo algum para mudar para o Smartsheet, dificilmente ele fará a troca. O esforço de mudar para um novo software, para eles, não vale a pena.

Custo

O Microsoft Excel pode ser adquirido como um software independente ou como parte do pacote Office 365, onde a primeira opção oferece uma licença que só funciona até que a versão específica esteja obsoleta. Também pode aproveitar pelo menos cinco anos de uso e a versão mais barata do Office 365 custa apenas US$6,99 mensais

O Smartsheet possui um free trial gratuito de 30 dias. Depois disso passa a ser pago, sendo a licença Pro a mais barata US$7,00/mês, depois pula para a licença Business de US$25,00/mês e por último a licença Enterprise – para mais informações de preço da licença Enterprise, basta entrar em contato com a gente ! 😄

OBS: esses valores são para pagamentos anuais. Para pagamentos mensais o valor aumenta um pouco.

Agora você já sabe que o Smartsheet sai na frente, não é?

Por fim, o Smartsheet apresenta uma grande gama de vantagens. O Excel pode ser um programa de planilhas poderoso, porém, não foi feito para ser nada além disso.

O Smartsheet pode fazer muito mais, principalmente quando se trata de gerenciamento de recursos, integrações com terceiros, segurança, facilidade em compartilhar seu trabalho, trabalho em tempo real.

Tudo que o Excel faz, o Smartsheet faz melhor. Se você faz parte de uma equipe maior e quer mudar de plataforma, o Smartsheet definitivamente é a escolha certa.

Mais versatilidade

Não há dúvidas de que o Smartsheet é um software com mais funcionalidades e versatilidade, batendo o Excel em recursos, integrações e versatilidade. Entretanto, a maioria das pessoas estão mais acostumadas e familiarizadas com o software da Microsoft e acabam resistindo à mudanças. Portanto, no fim das contas, cabe a você decidir por qual software utilizar.

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