Cómo funciona el sistema

Además de la hoja de cálculo principal (el Kanban en el que se registrará y supervisará la tarea) y del Dashboard para gestionar las tareas del equipo, el sistema cuenta con una base de tareas cerradas para evitar que se alcancen los límites de celdas en Smartsheet y también para evitar que se contamine la hoja de cálculo principal (Kanban de tareas).

Las tarjetas de tareas Kanban tienen campos para "miembros del equipo" (las personas que llevarán a cabo la tarea) y un campo "proyecto", en el que los empleados seleccionan a qué proyecto está asociada la tarea que están realizando. Ambos campos se introducen automáticamente en las hojas de cálculo de la base de datos a través del producto TaskIT, lo que se denomina "lista de selección automática".

Las listas de selección automáticas del sistema ahorran tiempo de mantenimiento y garantizan la obtención eficaz de métricas, ya que evitan incoherencias en la información que se introduce en el Kanban de tareas con la información de las bases de datos de proyectos y empleados. Si no utiliza este producto, se editarán las columnas de las listas de selección "miembros del equipo" y "proyecto". Un administrador de la hoja de cálculo Kanban del equipo tendrá que insertar/eliminar los datos de la lista de selección copiándolos de las bases de datos de empleados y proyectos.

Para la gestión detallada de las tareas, cada empleado dispone de un sistema individual de gestión de tareas con hojas de cálculo, informes y cuadros de mando. Estos sistemas de gestión individuales se crean automáticamente a través del Centro de Soluciones TaskIT, un producto de TaskIT que permite replicar las estructuras de Smartsheet con información variable, según los parámetros proporcionados por el usuario. Si no se utiliza este producto, los sistemas individuales de gestión de los empleados se crean manualmente.