O sistema mais simples da gestão. Conta com uma planilha “Recrutamento & Seleção” que possui um formulário, para que os candidatos possam se inscrever para a vaga na empresa submetendo seus currículos, e automações de alertas para que os colaboradores de RH saibam quando novos candidatos submeteram suas candidaturas.

Quando um candidato é contratado, algumas informações da planilha deste sistema podem ser copiadas para a planilha core do sistema, a “Dados Cadastrais dos Colaboradores”.

Sistema principal da solução. A planilha core “Dados Cadastrais dos Colaboradores” possui um formulário para que o colaborador de RH possa inserir novos colaboradores ao sistema. Nesta planilha o responsável pelo RH terá reunidas informações como: datas importantes de ingresso na empresa, regime (CLT/PJ/Estágio), dados de documentos, informações sobre exames admissionais, etc. O campo de anexos da planilha Smartsheet auxilia a gestão de tudo isso. 

Uma vez que um novo colaborador é inserido pelo colaborador de RH, por meio de código na API é criada automaticamente uma planilha de gestão de contrato através do template de gestão de contratos. O responsável pelo RH pode então fazer a gestão dos contratos do colaborador e carregar informações como: datas de promoções, valores salariais, benefícios, etc. 

Além disso, quando um colaborador é desligado da empresa, a planilha “Dados Cadastrais dos Colaboradores” possui um campo de caixa de seleção que ativa uma automação que move as linhas do colaborador desligado para a base “Dados cadastrais dos desligados”, dessa maneira evitando acumulo de dados de colaboradores que não fazem mais parte do grupo. Em resumo, a gestão dos dados é bem automatizada e inteligente.  

O colaborador assim que admitido será solicitado que preencha informações pessoais através do dynamic view ou através de formulário. E as informações carregadas serão encontradas na planilha “Aniversários & Infos Pessoais dos Colaboradores” que será a responsável por disparos de alertas a toda empresa sobre aniversariantes do mês e comemorações de tempo de empresa. O formulário da planilha “Aniversários & Infos Pessoais dos Colaboradores” tem seu picklist de nome do colaborador alimentado pelos dados da planilha “Dados Cadastrais dos Colaboradores” permitindo a garantia da associação de informações entre estas duas planilhas pelo nome do colaborador como chave. 

Caso o cliente opte por comprar o sistema com Dynamic View, as informações d enome e email são carregadas automaticamente da planilha “Dados Cadastrais dos Colaboradores” para a planilha “Aniversários & Infos Pessoais dos Colaboradores” e o preenchimento das informações pessoais é feito via view no Dynamic View. A vantagem da utilização do dynamic view é a  consulta e edição posterior das informações pelo colaborador que as inseriu. 

A visualização de calendário da planilha “Aniversários & Infos Pessoais dos Colaboradores” utilizando a data de aniversário como configuração permite que o RH consiga facilmente consultar os aniversariantes da empresa. Além disso, quando um colaborador é desligado da empresa, esta planilha possui um campo de caixa de seleção que ativa uma automação que move as linhas do colaborador desligado para a base “Dados cadastrais dos desligados”, dessa maneira evitando por exemplo alertas de aniversário de colaboradores que não fazem mais parte do grupo. Em resumo, a gestão dos dados é bem automatizada e inteligente. 

A planilha “Dados Cadastrais dos Colaboradores” alimenta a planilha “Lista Colaboradores” que é a responsável por acionar os sistemas de PDI e avaliações 360º.  

 Há formulário no sistema conta com o produto TaskIT “auto picklist” . O produto carrega os nomes dos colaboradores para o picklist para que possam ter dados associados da planilha core “Dados Cadastrais dos Colaboradores” ou da planilha “Lista Colaboradores” para a planilha mãe do formulário. Assim evitam-se typos ou problemas na associação de informações. A não adesão deste produto implica na edição das colunas picklist “Nome do colaborador” e “E-mail do colaborador”, nela, um administrador da planilha  “Aniversários & Infos Pessoais dos Colaboradores” precisará inserir/remover nomes e emails da lista de seleção. 

 Caso desejado, pode ser aplicada a solução TaskIT “grupos automáticos” que consiste em adicionar/remover de grupos do Smartsheet os colaboradores que forem inscritos/removidos da planilha core “Dados Cadastrais dos Colaboradores” e assim todas as áreas de trabalho comuns serão compartilhadas/descompartilhadas automaticamente com eles via grupo. As visualizações do dynamic view também são concedidas/removidas automaticamente via grupo por essa solução. A não adesão deste produto implica na gestão manual dos grupos Smartsheet, a inserção e remoção manual de emails de colaboradores dos grupos Smartsheet pro administradores do sistema. 

 A criação de planilhas de gestão de contratos de maneira automática pela API é feita através de um produto TaskIT. A não adesão deste produto implica na criação manual dessas novas planilhas pelo uso do template Smartsheet. 

Mensalmente a planilha “Lista Colaboradores” por automação solicita que os colaboradores preencham a autoavaliação que pode ser feita via formulário Smartsheet ou via Dynamic View. As informações são carregadas para a planilha “Autoavaliação Mensal” e protegidas. Apenas o RH tem acesso as informações que são sigilosas. 

A cada dois meses a planilha “Lista Colaboradores” por automação solicita que os colaboradores preencham a avaliação de equipe que pode ser feita via formulário Smartsheet ou via Dynamic View. As informações são carregadas para a planilha “Avaliação da Equipe” e protegidas. Apenas o RH tem acesso as informações que são sigilosas. 

A cada quatro meses a planilha “Lista Colaboradores” por automação solicita que os colaboradores façam o acompanhamento das metas do PDI com seus gestores. A inserção de metas é feita via formulário Smartsheet que carrega as informações na planilha “Metas em aberto – Geral“   o acompanhamento pode ser feito via relatório Smartsheet “Metas de meus gestorados”  ou via Dynamic View. Quando as metas são concluídas, são movidas para planilhas de metas finalizadas. Essas planilhas de metas finalizadas são individuais de cada colaborador e são criadas via API por meio de tempate Smartsheet. 

Tanto os colaboradores donos das metas, quanto seus gestores e quanto os profissionais do RH terão acesso às metas. O Smartsheet e o Dynamic View possuem configurações de proteção de dados. 

 Todos os formulários do sistema contam com o produto TaskIT “auto picklist”. O produto carrega os nomes dos colaboradores para os picklists para que possam ter dados associados da planilha core “Dados Cadastrais dos Colaboradores” ou da planilha “Lista Colaboradores” para a planilha mãe do formulário. Assim evitam-se typos ou problemas na associação de informações. A não adesão deste produto implica na edição da coluna picklist “Nome do colaborador”. Um administrador das planilhas  “Autoavaliação Mensal” e “Avaliação da Equipe” precisará inserir/remover nomes e emails da lista de seleção. 

 A não adesão do Dynamic View para a solução, implica na impossibilidade de consulta posterior dos colaboradores das avaliações que foram realizadas por eles mesmos.  

A criação de planilhas de metas encerradas de maneira automática pela API é feita através de um produto TaskIT. A não adesão deste produto implica na criação manual dessas novas planilhas pelo uso do template Smartsheet. 

A partir do contrato do colaborador (Estagiário, CLT ou PJ) e da data de início deste contrato informados na planilha core “Dados Cadastrais dos Colaboradores” é calculado o saldo de férias dos colaboradores. 

A planilha “Registro de Férias/Day off/ Licença Médica” hospeda dois formulários muito importantes: formulário de solicitação de férias ou days-off e formulário de registro de licença médica e atestado. Ambos formulários possuem campos de picklist automático. O “nome do colaborador”, utilizado como chave em fórmulas para associar informações de gerência, data de início e calcular o saldo de férias tem opções carregadas a partir dos dados de nome da planilha core “Dados Cadastrais dos Colaboradores”. 

Através das automações Smartsheet estão configurados fluxos de análise e aprovação de férias ou days-off e alertas sobre licenças médicas. 

Assim que submetido um pedido de férias ou days-off, é solicitada aprovação do pedido pelo RH e pelo gestor do colaborador. Para essa aprovação são informadas as datas do pedido, o total de dias solicitados e o saldo no momento atual do colaborador (antes da aprovação destas férias). Caso as férias sejam aprovadas pelo RH e pelo gestor, o colaborador é informado e os dias são subtraídos de seu saldo. Caso as férias sejam recusadas por uma das partes, é solicitado que seja registrado o motivo da recusa e o colaborador recebe a notificação. 

A planilha “Gestão de férias/licenças” é a responsável pela exposição destes dados e compilação de saldo de férias. 

O gestor do colaborador possui o poder de conceder days-off aos colaboradores via formulário. As informações são carregadas em planilha e, além de apresentar as informações de a quem foram concedidos os dias de folga e quantos foram os dias concedidos, esta planilha possui dados de data e hora em que foram concedidos os dias e o login de quem submeteu a concessão de folgas. O formulário que registra concessões de days-off tem seu campo “Nome” alimentado pelo produto TaskIT picklist automático. Este campo é utilizado como chave em fórmulas para associar informações de gerência, data de início e calcular o saldo de dias de folga. As opções do campo “Nome” tem opções carregadas a partir dos dados de nome da planilha core “Dados Cadastrais dos Colaboradores” via auto picklist pela API.  

O sistema possui botões de fácil acesso aos formulários em dashboard. Além disso, o dashboard expõe informações em gantt e KPIs sobre os colaboradores de férias. 

* Todos os formulários do sistema contam com o produto TaskIT “auto picklist”. O produto carrega os nomes dos colaboradores para os picklists para que possam ter dados associados da planilha core “Dados Cadastrais dos Colaboradores” ou da planilha “Lista Colaboradores” para a planilha mãe do formulário. Assim evitam-se typos ou problemas na associação de informações A não adesão deste produto implica na edição das colunas picklist: “Nome”e “Nome do colaborador”, por um administrador nas planilhas “Registro de Férias/Day off/ Licença Médica” e “AUX – Adição de Day off”. Esse administrador precisará inserir/remover nomes da lista de seleção. 

As informações de gestor do colaborador que constam na planilha core “Dados Cadastrais dos Colaboradores” são associadas no sistema de gestão de licenças. 

A planilha “Registro de Férias/Day off/ Licença Médica” hospeda dois formulários muito importantes: formulário de solicitação de férias ou days-off e formulário de registro de licença médica e atestado. 

Quando uma licença médica é submetida, o gestor do colaborador é informado do nome do colaborador e a data da licença, nada mais. Já o responsável pelo RH recebe em anexo o atestado do colaborador e mais informações, caso tenham sido submetidas via formulário. As licenças médicas não passam por aprovação. 

O sistema possui botão de fácil acesso ao formulário em dashboard. 

 * Há formulário no sistema que conta com o produto TaskIT “auto picklist”. O produto carrega os nomes dos colaboradores para o picklist para que possam ter dados associados da planilha core “Dados Cadastrais dos Colaboradores” ou da planilha “Lista Colaboradores” para a planilha mãe do formulário. Assim evitam-se typos ou problemas na associação de informações. A não adesão deste produto implica na edição da coluna picklist: “Nome do colaborador” por um administrador na planilha “Registro de Férias/Day off/ Licença Médica”. Esse administrador precisará inserir/remover nomes da lista de seleção.