Como funciona o Sistema

Além da planilha principal (o Kanban em que a tarefa será registrada e acompanhada) e do Dashboard de gestão das tarefas da equipe, o sistema conta com uma base de tarefas encerradas para evitar que os limites de células no Smartsheet sejam atingidos e também para evitar que a planilha principal (Kanban de tarefas) fique poluída. 

Os cards das tarefas do Kanban possuem campos de “membros do time” (as pessoas que estarão executando a tarefa) e campo “projeto”, no qual os colaboradores selecionarão a que projeto a tarefa que estão executando está associada. Ambos os campos são alimentados automaticamente por planilhas de banco de dados por meio do produto TaskIT, chamado de “auto picklist automático”. 

Os picklists automáticos do sistema poupam tempo de manutenção e garantem a obtenção de métricas com eficiência, pois evitam incongruências nas informações que são inseridas no Kanban de tarefas com as informações das bases de dados de projetos e de colaboradores. A não adesão a este produto implica na edição das colunas picklist “membros do time” e “projeto”. Um administrador da planilha de Kanban da equipe precisará inserir/remover os dados da lista de seleção, copiando-os das bases de colaboradores e de projetos. 

Para uma gestão minuciosa das tarefas, cada colaborador tem um sistema individual de gestão de tarefas com planilhas, relatórios e dashboard. A criação desses sistemas de gestão individual é feita automaticamente por meio do Centro de Soluções TaskIT, um produto TaskIT que permite a replicação de estruturas Smartsheet com informações variáveis, de acordo com os parâmetros fornecidos pelo usuário. A não adesão a este produto resulta na criação manual dos sistemas de gestão individual dos colaboradores.