O Smartsheet é uma ferramenta poderosa para gestão de projetos e colaboração em equipe. Para garantir que todos os membros da equipe tenham acesso ao conteúdo relevante e possam colaborar de forma eficaz, o Smartsheet oferece várias maneiras de compartilhar itens como planilhas, relatórios e painéis. Neste artigo, vamos explorar as diferentes formas de compartilhar seus itens no Smartsheet, como gerenciar os níveis de permissão e as alternativas de compartilhamento disponíveis.
Como Compartilhar Itens no Smartsheet
Compartilhar itens no Smartsheet é uma maneira essencial de colaborar com sua equipe, garantindo que todos tenham acesso às informações mais recentes. Para compartilhar um item (planilha, relatório ou painel), basta seguir os passos simples abaixo:
Passos para Compartilhar Itens:
- Clique no botão “Compartilhar”: No canto superior direito do item (planilha, relatório ou painel), clique em Compartilhar. Se você não vê o botão “Compartilhar”, clique na seta para baixo no canto superior direito da janela do Smartsheet.
- Abrir o Formulário de Compartilhamento: O formulário de compartilhamento será aberto. Caso o item ainda não tenha sido compartilhado, você verá os Detalhes de convite. Utilize esses detalhes para personalizar a mensagem do convite e decidir se deseja enviar um e-mail de convite.
- Adicionar Colaboradores: Na caixa de seleção “Convidar colaboradores”, digite os e-mails dos indivíduos ou grupos com quem deseja compartilhar o item. Lembre-se de separar os endereços de e-mail com uma vírgula ou ponto-e-vírgula.
- Selecionar o Nível de Permissão: Após adicionar os e-mails, você deve escolher um dos níveis de permissão para cada colaborador. O Smartsheet oferece três níveis de acesso: Visualizador, Editor e Admin.
- Clique em “Compartilhar”: Após configurar os detalhes e permissões, clique no botão Compartilhar para enviar o convite.
Níveis de Permissão no Smartsheet
Quando você compartilha um item no Smartsheet, pode controlar o nível de acesso dos colaboradores de acordo com suas funções. Existem três níveis de permissão:
- Visualizador: O colaborador pode visualizar o item, mas não pode fazer alterações.
- Editor: O colaborador pode editar o item, adicionar, modificar ou excluir dados.
- Admin: O colaborador tem permissões administrativas, podendo editar o conteúdo, adicionar ou remover colaboradores e alterar as configurações do item.
Você pode alterar o nível de permissão ou revogar o acesso a qualquer momento, garantindo total controle sobre quem pode acessar o quê.
Outras Opções de Compartilhamento
Além da opção de compartilhar diretamente os itens com colaboradores, o Smartsheet oferece alternativas que permitem a colaboração sem que você precise dar acesso completo aos itens. Essas opções são ideais para quando você deseja compartilhar dados ou informações de maneira mais controlada.
1. Publicar
Se você deseja compartilhar informações com pessoas que não têm uma conta no Smartsheet, pode usar a opção Publicar. Com ela, você pode enviar um link de publicação para qualquer pessoa, permitindo que elas vejam os dados de maneira dinâmica. Isso significa que os dados estarão sempre atualizados, sem a necessidade de acesso direto ao Smartsheet.
2. Enviar Como Anexo
Quando você precisa compartilhar uma versão estática de um item do Smartsheet, a opção Enviar como anexo é a mais indicada. Você pode enviar o arquivo como um Excel ou PDF anexado a um e-mail. Também é possível enviar por e-mail dados de linhas específicas, o que é útil quando você precisa compartilhar informações sobre uma tarefa ou grupo de linhas específico em uma planilha grande.
3. Usar Formulários
Se o seu objetivo é coletar informações de outras pessoas, você pode utilizar formulários no Smartsheet. Eles permitem que os colaboradores adicionem novas linhas à sua planilha com base nas informações enviadas por meio do formulário, sem precisar ter acesso direto ao item compartilhado.
4. Usar Fluxos de Trabalho Automatizados
Por fim, o fluxo de trabalho automatizado é uma ferramenta muito útil para notificar automaticamente os membros da equipe sobre alterações feitas em planilhas, enviar lembretes de datas de vencimento ou solicitar atualizações e aprovações. Com fluxos de trabalho configurados, você pode automatizar o processo de compartilhamento de dados de acordo com as necessidades da sua equipe.
Conclusão
Compartilhar itens no Smartsheet é uma maneira fácil e eficiente de colaborar com sua equipe e garantir que todos tenham acesso às informações mais recentes. Seja compartilhando diretamente os itens com diferentes níveis de permissão ou utilizando alternativas como publicar links, enviar como anexo ou usar formulários e fluxos de trabalho automatizados, o Smartsheet oferece uma série de opções flexíveis para atender às suas necessidades de colaboração.
Agora que você conhece as diferentes maneiras de compartilhar e colaborar no Smartsheet, pode aproveitar essas funcionalidades para otimizar o trabalho em equipe e melhorar a produtividade de seus projetos!
Esse artigo foi útil? Quer utilizar o Smartsheet agora? Podemos te ajudar!
Dicas de Smartsheet: Formatação condicional
jun
Dicas de Smartsheet: Comentarista
jun
Como ajudar o Rio Grande do Sul: A TaskIT separou 3 dicas para você.
maio
Usuários Gratuitos no Smartsheet: Permissões e limitações
ago
Aniversário da TaskIT: Celebrando Inovação, Crescimento e Comunidade!
abr
Criar view usando o Smartsheet Dynamic View
fev
Gerenciamento de Usuários no Smartsheet
ago
Dashboards Smartsheet, como funciona?
maio