Usuários gratuitos no Smartsheet:
Permissões e acessos para usuários
sem Licença Smartsheet

Os usuários gratuitos (usuários não licenciados e colaboradores gratuitos) são participantes importantes da colaboração no trabalho que você gerencia no Smartsheet.

Os usuários gratuitos podem visualizar, editar e atualizar planilhas e relatórios na plataforma. (Criar, deter a propriedade, administrar ou conduzir um processo, programa ou projeto no Smartsheet exige uma licença paga.)

Se uma planilha for compartilhada com um usuário gratuito com privilégios de Admin, ele não será capaz de criar e gerenciar formulários na planilha, nem de inserir, renomear, excluir, ocultar/reexibir, mover ou alterar as propriedades das colunas. Esses recursos só estão disponíveis ao proprietário da planilha e a usuários licenciados com permissões de compartilhamento de nível Admin.

Usuário não licenciado

Os usuários não licenciados fazem parte de uma conta do plano Executivo ou Empresa, mas não têm permissão para criar ou deter a propriedade das planilhas. Usuários não licenciados não são contabilizados no limite de usuários da conta.

Os Visualizadores de recursos podem monitorar as tarefas atribuídas a estes usuários e os Administradores e sistema podem gerenciar suas contas, conforme descrito acima. Os usuários não licenciados poderão acessar planilhas compartilhadas como Visualizadores (somente leitura), Editores (editar dados das células) ou Admins (gerenciar a planilha) e ainda poderão compartilhá-las novamente, dependendo do nível de acesso de compartilhamento que lhes for atribuído.

Para adicionar um usuário não licenciado a uma conta do plano Executivo ou Empresa, desmarque a caixa Usuário licenciado ao enviar o convite.

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Em suma, O acesso gratuito no Smartsheet é disponibilizado para aqueles que não possuem uma licença ativa na plataforma. Os usuários gratuitos têm a capacidade de visualizar, editar e atualizar planilhas e relatórios, contribuindo para a colaboração no trabalho.

No entanto, certas restrições se aplicam aos usuários gratuitos, como a incapacidade de criar e gerenciar formulários ou realizar certas ações nas planilhas compartilhadas. Vale ressaltar que usuários não licenciados são parte de contas do plano Executivo ou Empresa, mas não possuem a capacidade de criar ou deter a propriedade das planilhas.

Embora os usuários gratuitos não contem para o limite de usuários da conta, eles podem acessar planilhas compartilhadas de acordo com as permissões atribuídas.

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Tudo Sobre Usuários Gratuitos no Smartsheet

Entender como funcionam os usuários gratuitos no Smartsheet é essencial para otimizar sua licença e colaborar eficientemente com stakeholders externos. Este guia detalha todas as permissões e limitações.

Tipos de Usuários no Smartsheet

Usuários Licenciados

Pagam pela licença e têm acesso completo para criar, editar e gerenciar conteúdo.

Usuários Gratuitos (Free Collaborators)

Não precisam de licença paga para colaborar em planilhas compartilhadas com eles.

O Que Usuários Gratuitos PODEM Fazer

Visualizar planilhas: Acesso total ao conteúdo compartilhado
Editar células: Se tiverem permissão de Editor
Anexar arquivos: Upload de documentos às linhas
Comentar: Adicionar e responder comentários
Preencher formulários: Submeter dados via formulários
Responder Update Requests: Atualizar informações solicitadas
Visualizar dashboards: Se compartilhados com eles
Receber notificações: Alertas sobre mudanças

O Que Usuários Gratuitos NÃO PODEM Fazer

Criar planilhas: Apenas licenciados podem criar
Criar relatórios: Consolidação requer licença
Criar dashboards: Apenas visualização
Configurar automações: Fluxos exigem licença
Compartilhar com outros: Não podem adicionar colaboradores
Usar integrações: Conectores requerem licença
Acessar Control Center: Funcionalidade enterprise

Níveis de Permissão para Colaboradores

Viewer (Visualizador)

Pode apenas visualizar o conteúdo, sem editar ou comentar.

Commenter (Comentarista)

Visualiza e adiciona comentários, mas não edita células.

Editor

Edita conteúdo de células, mas não altera estrutura da planilha.

Admin (apenas licenciados)

Controle total sobre a planilha, incluindo compartilhamento.

Melhores Práticas para Gerenciar Colaboradores

Avalie necessidades: Nem todos precisam de licença paga
Use permissões mínimas: Conceda apenas o necessário
Aproveite formulários: Colete dados sem compartilhar planilha
Use Update Requests: Atualize dados sem dar acesso direto
Revise periodicamente: Remova acessos desnecessários

Cenários Comuns de Uso

Colaboradores Externos (Clientes)

Compartilhe dashboards como Viewer para apresentar status sem expor detalhes.

Equipe de Campo

Conceda permissão de Editor para atualizar status de tarefas via mobile.

Aprovadores

Use Update Requests para coletar aprovações sem precisar de acesso à planilha.

Impacto no Custo

Usuários gratuitos representam economia significativa:

Colabore com número ilimitado de usuários gratuitos
Reserve licenças pagas para criadores de conteúdo
Escale operações sem aumentar custos proporcionalmente

Entender as permissões de usuários gratuitos permite maximizar o valor da sua licença Smartsheet enquanto mantém todos os stakeholders engajados e informados.