Automações Smartsheet: Guia Completo [2025]

Automações Smartsheet: Guia Completo para Automatizar Processos [2025]

As automações no Smartsheet permitem eliminar tarefas repetitivas, reduzir erros humanos e acelerar processos. Neste guia completo, você aprenderá desde automações básicas até workflows avançados que transformarão a produtividade da sua equipe.

O Que São Automações no Smartsheet?

Automações são workflows automatizados que executam ações quando determinadas condições são atendidas. Em vez de manualmente enviar lembretes, atualizar status ou mover dados, o Smartsheet faz isso automaticamente.

Benefícios das Automações

• Economia de tempo: Reduza horas de trabalho manual por semana
• Menos erros: Elimine erros humanos em processos repetitivos
• Consistência: Garanta que processos sigam sempre o mesmo padrão
• Visibilidade: Mantenha stakeholders informados automaticamente
• Escalabilidade: Gerencie mais projetos sem aumentar a equipe

Tipos de Automações no Smartsheet

1. Notificações Automáticas

Envie alertas quando algo acontece na planilha:

• Tarefa atribuída a alguém
• Prazo se aproximando
• Status alterado
• Nova linha adicionada

2. Lembretes Programados

Configure lembretes recorrentes:

• Diários, semanais ou mensais
• X dias antes do prazo
• Em datas específicas

3. Solicitações de Atualização

Peça que colaboradores atualizem informações:

• Solicitar status semanal
• Pedir aprovação de documentos
• Coletar feedback de equipe

4. Fluxos de Aprovação

Crie processos de aprovação multi-nível:

• Aprovação de despesas
• Revisão de documentos
• Autorização de projetos

5. Mover/Copiar Linhas

Organize dados automaticamente:

• Mover tarefas concluídas para arquivo
• Copiar novos leads para planilha de vendas
• Arquivar projetos finalizados

6. Atualizar Células

Modifique dados automaticamente:

• Marcar status como “Atrasado” se passou do prazo
• Preencher data de conclusão
• Calcular prioridade baseada em critérios

Como Criar Sua Primeira Automação

Passo 1: Acessar Automações

Na sua planilha Smartsheet, clique em Automation no menu superior e selecione Create Workflow.

Passo 2: Escolher o Gatilho

Defina quando a automação será acionada:

• When rows are added: Quando novas linhas são criadas
• When rows are changed: Quando dados são alterados
• When a date is reached: Em uma data específica
• On a schedule: Em horários programados

Passo 3: Definir Condições (Opcional)

Adicione filtros para executar apenas em situações específicas:

• Apenas se Status = “Pendente”
• Apenas se Prioridade = “Alta”
• Apenas se Responsável não está vazio

Passo 4: Configurar Ações

Escolha o que deve acontecer:

• Alert someone (enviar notificação)
• Request an approval (solicitar aprovação)
• Request an update (pedir atualização)
• Move row (mover linha)
• Copy row (copiar linha)
• Change cell value (alterar célula)
• Lock row (bloquear linha)

Passo 5: Testar e Ativar

Antes de ativar, faça um teste:

1. Crie uma linha de teste na planilha
2. Verifique se a automação executou corretamente
3. Ajuste condições se necessário
4. Ative o workflow

10 Exemplos de Automações Úteis

#	Automação	Gatilho	Ação
1	Lembrete de prazo	3 dias antes da data	Notificar responsável
2	Aprovação de despesas	Nova linha adicionada	Solicitar aprovação do gestor
3	Arquivar concluídos	Status = Concluído	Mover para planilha de arquivo
4	Alerta de atraso	Data ultrapassada	Marcar como Atrasado + notificar
5	Boas-vindas a novos membros	Nova linha com email	Enviar email de boas-vindas
6	Status semanal	Toda segunda-feira	Solicitar atualização da equipe
7	Escalar tarefas críticas	Prioridade = Crítica	Notificar gerente imediatamente
8	Distribuir leads	Novo lead no formulário	Copiar para planilha de vendas
9	Bloquear linhas aprovadas	Aprovação concedida	Bloquear linha para edição
10	Relatório mensal	Último dia do mês	Enviar resumo para stakeholders

Automações Avançadas com Bridge

Para automações ainda mais poderosas, o Smartsheet oferece o Bridge, uma ferramenta de integração que permite:

• Conectar com APIs externas (Salesforce, Jira, etc.)
• Criar workflows complexos com múltiplas etapas
• Transformar e manipular dados
• Integrar com sistemas legados

Saiba mais: Bridge no Smartsheet: Guia Completo

Limites de Automação por Plano

Plano	Execuções/Mês	Recursos
Pro	250	Automações básicas
Business	Ilimitado	+ Aprovações, + Document Builder
Enterprise	Ilimitado	+ Bridge, + Connectors avançados

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