Gerencie suas tarefas online de maneira rápida e fácil com os cartões do Smartsheet

Se você trabalha com gerenciamento de projetos ou atividades, tanto em âmbito profissional quanto pessoal, tenho certeza de que você já ouviu falar sobre o Kanban! O Kanban pode ser útil para indivíduos e equipes que precisam de uma maneira mais visual de gerenciar suas muitas tarefas, além de manter seus processos simplificados.

O Kanban é um dos métodos ágeis mais conhecidos de gerenciamento de projeto, criado por Taiichi Ohno na indústria de manufatura japonesa em 1940, mais especificamente dentro do Sistema Toyota de Produção. A palavra Kanban tem origem japonesa e pode ser traduzida como “cartão” ou “sinalização”.

Assim, o Kanban é composto por três elementos principais: o cartão, a coluna e o quadro. Vamos ver abaixo o que cada um desses elementos significa.

• Cartão: é a tarefa ou ação que precisa ser realizada para a entrega final. Normalmente, são padronizados por cores e informam o tipo de tarefa, responsável e/ou prioridade.
• Coluna: consiste nos status das tarefas/atividades. Normalmente, possui três colunas: “a fazer”, “em execução” e “feito”. Porém, essas colunas podem ser nomeadas de acordo com as necessidades da organização.
• Quadro: é o local com a junção dos cartões e colunas, representando o sistema Kanban

Os cartões do Smartsheet

Para utilizar a visualização em cartão, basta criar uma planilha no Smartsheet, clicar no menu de exibições e selecionar a exibição de cartões. Dessa forma, sua planilha, que antes estava em formato tradicional, em grade, agora pode ser exibida como cartões!

Ao mudarmos para a exibição de cartões, as colunas são exibidas mostrando os status das atividades. Essas colunas são chamadas de raias. As raias sempre vão utilizar alguma coluna em sua planilha que seja do tipo Lista de Seleção como base. Para modificar suas raias, clique em “Exibir por”, e ali, todas as colunas que sejam do tipo “Lista de seleção” serão exibidas.

Gostou? Temos um vídeo no Youtube que explica bem direitinho o funcionamento do Kanban no Smartsheet. Clica na imagem abaixo para dar uma conferida!

Abraços e até a próxima! 

Dominando a Visualização Kanban no Smartsheet

A metodologia Kanban revolucionou a gestão visual de trabalho, e o Smartsheet oferece uma implementação robusta dessa funcionalidade. Este guia completo mostra como aproveitar ao máximo o Kanban no seu dia a dia.

O Que é Kanban?

Kanban é um sistema visual de gestão de trabalho originado no sistema Toyota de produção. Seus princípios fundamentais incluem:

• Visualização do trabalho: Todo trabalho é representado em cartões
• Limitação de WIP: Restrição de trabalho em progresso
• Fluxo contínuo: Movimento constante de tarefas pelas colunas
• Melhoria contínua: Identificação e eliminação de gargalos

Configurando Kanban no Smartsheet

Pré-requisitos

1. Planilha com coluna de status/fase
2. Valores de status definidos (dropdown)
3. Permissão de Editor ou superior

Ativando a Visualização

1. Abra sua planilha
2. No menu de visualizações, selecione “Card View”
3. Escolha a coluna que definirá as raias (colunas do Kanban)
4. Configure quais campos aparecem nos cartões

Personalizando seu Quadro Kanban

Configuração dos Cartões

Defina quais informações aparecem em cada cartão:

• Título da tarefa
• Responsável (com foto)
• Data de vencimento
• Prioridade (com cores)
• Tags ou categorias

Ordenação e Agrupamento

Configure a ordem dos cartões dentro de cada coluna:

• Por prioridade (do mais urgente)
• Por data de vencimento
• Por responsável
• Manual (arrastar e soltar)

Fluxo de Trabalho com Kanban

Estrutura típica de colunas:

1. Backlog: Tarefas aguardando início
2. A Fazer: Próximas tarefas priorizadas
3. Em Progresso: Trabalho em andamento
4. Em Revisão: Aguardando aprovação
5. Concluído: Tarefas finalizadas

Limites de WIP (Work in Progress)

Defina limites para evitar sobrecarga:

• Use formatação condicional para destacar colunas lotadas
• Crie alertas quando limite é ultrapassado
• Estabeleça acordos de equipe sobre limites

Integrações e Automações

Potencialize seu Kanban com:

• Automações para mover cartões baseado em regras
• Notificações quando tarefas mudam de coluna
• Relatórios de tempo em cada fase
• Dashboards com métricas de fluxo

Métricas Kanban

Acompanhe indicadores importantes:

• Lead Time: Tempo total do início ao fim
• Cycle Time: Tempo em cada fase
• Throughput: Quantidade de itens concluídos por período
• WIP: Trabalho em progresso por coluna

O Kanban no Smartsheet oferece flexibilidade para adaptar a metodologia às necessidades específicas da sua equipe, combinando gestão visual com a robustez de uma plataforma completa de work management.

Kanban Avançado no Smartsheet

Eleve sua gestão visual com recursos avançados do Kanban no Smartsheet:

Personalização de Colunas

• Colunas personalizadas – Defina status específicos para seu fluxo
• Limites WIP – Controle quantidade máxima de tarefas por coluna
• Cores por prioridade – Visual diferenciado para urgências
• Swimlanes – Organize por projeto, equipe ou categoria

Automações para Kanban

Configure workflows que potencializam seu quadro:

1. Mover automaticamente – Quando prazo vence, mover para coluna de atenção
2. Notificar responsáveis – Alertas quando tarefa entra em nova coluna
3. Atualizar datas – Registrar quando tarefa muda de status
4. Escalonar – Avisar gestores se tarefa fica parada muito tempo

Métricas e Análise

Monitore performance do seu fluxo Kanban:

• Lead time – Tempo total do início ao fim
• Cycle time – Tempo em cada etapa
• Throughput – Tarefas concluídas por período
• Gargalos – Identifique onde tarefas ficam paradas

A TaskIT implementa quadros Kanban otimizados para metodologias ágeis.

TaskIT Consultoria Smartsheet

Fornecemos consultoria, implementamos, treinamos e acompanhamos sua equipe no Smartsheet

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