Lanzadera Datta en Smartsheet

Al crear un flujo de trabajo de carga con Datta Shuttle, puede establecer fácilmente una conexión entre una fuente de datos externa y Smartsheet.

Flujo de trabajo de carga con Datta Shuttle: Aprenda paso a paso

En primer lugar, cree un flujo de trabajo de carga para conectar una fuente de datos externa. Cargue, edite y guarde los datos en Smartsheet.

Generar flujo de trabajo

1. En primer lugar, haga clic en el lanzador de la barra de navegación de la izquierda y seleccione Data Shuttle. Si es la primera vez que utiliza Data Shuttle, es posible que primero tenga que iniciar sesión en datashuttle.smartsheet.com.

1. Seleccione su archivo fuente, puede estar en una de las siguientes ubicaciones:
   

    

• Archivo adjunto de Smartsheet: Como ha iniciado sesión, puede buscar o examinar para encontrar la hoja a la que se adjunta el archivo. Elija si desea importarlo más recientemente siempre que se ejecute el flujo de trabajo o un archivo adjunto con un nombre específico:
  • Más reciente: La última sincronización de archivos adjuntos basada en la programación del flujo de trabajo. O puede ejecutar el flujo de trabajo manualmente.
  • Nombre del archivo adjunto: Data Shuttle sólo utilizará el archivo adjunto especificado en su flujo de trabajo.
    
• Google Drive: Siga las instrucciones para permitir que smartsheetapps.com vea los archivos de su cuenta de Google Drive. Una vez que la autenticación se haya realizado correctamente, busque o explore el Google Drive sincronizado para localizar el archivo que desea utilizar (.xlsx, .csv o Google Sheet).
  
• OneDrive: Siga las instrucciones para permitir que smartsheetapps.com vea los archivos de su cuenta de OneDrive. Una vez que la autenticación se haya realizado correctamente, busque o explore el OneDrive sincronizado para localizar el archivo (.xlsx o .csv) que desea utilizar.
  
• Box: Siga las instrucciones para permitir que smartsheetapps.com vea los archivos de su cuenta de Box. Una vez que la autenticación se haya realizado correctamente, busque o explore su Box sincronizado para localizar el archivo que desea utilizar (.xlsx o .csv). Puede cargar archivos de Box que le pertenezcan o archivos de Box que estén compartidos con usted.

3) Utilice la opción El archivo de entrada tiene cabeceras de columna para confirmar que la fuente de datos incluye cabeceras.

Sólo archivos Excel: Indique qué pestaña de la hoja de cálculo contiene los datos que desea combinar (la primera hoja de cálculo del Excel será la pestaña 1).

4. Pulse Siguiente.

Elija una hoja de destino y Acciones de flujo de trabajo

Configure cómo desea que se carguen los resultados en Smartsheet.

1. Haga clic en la hoja de destino, a la que irán sus datos. Si utiliza archivos adjuntos de Smartsheet como origen, puede ser la misma hoja o una hoja diferente a la de origen.

2.Seleccione cómo desea importar los datos en Smartsheet:

Sustituir todas las filas de la hoja de cálculo de destino por los datos del archivo de entrada. IMPORTANTE: Esta opción sobrescribe completamente sus datos. Su ubicación de destino puede almacenar versiones anteriores para que pueda recuperar descargas anteriores si es necesario. si es necesario.

O, 

Fusionar datos en el destino basándose en un valor clave de columna. Cuando elija fusionar datos, también seleccionará las opciones de fila:

• Añade filas a la hoja de cálculo a medida que se añaden al archivo fuente.

• Actualice las líneas de acuerdo con el cambio en el archivo fuente.

• Elimine las filas que ya no coincidan con los criterios de filtrado.

3. Actualice las opciones desplegables de las columnas seleccionadas. Esto sustituirá a los valores desplegables de Smartsheet en las Propiedades de columna con los valores del archivo Excel o .csv

Definir filtros para controlar qué líneas de entrada se importan

Los filtros definen qué datos deben importarse a Smartsheet en función de determinados criterios (por ejemplo, Estado igual a "En curso").

Del mismo modo, los filtros también son útiles para trabajar con grandes conjuntos de datos que pueden hacer que la importación supere los límites de líneas de Smartsheet.

1. Deje la Lógica de filtrado vacía. Puede ordenar sus filtros después de crearlos.
2. En la configuración del filtro, seleccione una columna de entrada, un operador de comparación (por ejemplo, mayor o igual que) y el valor.
3. Utilice la casilla Lógica de filtrado para conectar cada filtro con operadores AND/OR adicionales.
   
   
   

   Utilice los identificadores de filtro (el número que aparece junto a cada filtro) para definir las relaciones entre cada filtro.
   

   
   Puede definir una lógica de filtrado más compleja utilizando paréntesis junto con los operadores AND y/o OR. Por ejemplo, (1 AND 2) OR 3 combinan la lógica para incluir todos los datos en los que (Departamento = "Servicios" AND Tamaño de widget = "Grande") OR Departamento = "Marketing". En este ejemplo, sólo se importarían los widgets grandes del departamento de servicios, así como todos los widgets de marketing.

Los filtros distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Asegúrese de que coinciden exactamente con la información del archivo.

Columnas de mapa entre los dos sistemas

Las columnas de Smartsheet se rellenan previamente, es decir, usted selecciona las columnas de entrada del archivo fuente.

Para asignar manualmente una columna, haga clic en la lista desplegable situada junto a la columna de entrada, desplácese y elija la asignación correcta para la columna de Smartsheet indicada a la derecha.

Programe su flujo de trabajo

Hay dos maneras de programar su flujo de trabajo para la ejecución automática; Ejecutar en base al archivo adjunto o Ejecutar basado en la programación. Puede utilizar una de las dos, ambas o ninguna y ejecutar el flujo de trabajo manualmente.

• Ejecutar sobre la base del anexo

Cuando se habilita, cada vez que se agrega un nuevo archivo adjunto a la hoja de origen, el flujo de trabajo evaluará y ejecutará si el nuevo archivo adjunto cumple con los criterios. Ejecutar en función del archivo adjunto sólo está disponible cuando el flujo de trabajo utiliza el archivo adjunto de Smartsheet como origen.

Si alguien crea un flujo de trabajo y lo configura para que se ejecute cada vez que se añada un nuevo adjunto, cualquiera que añada un adjunto hará que se ejecute este flujo de trabajo.

• Ejecutar según lo previsto

  • Activar la opción Ejecutar según horario.
  • Haga clic en la opción deseada en Días de la semana, Hora de inicio, Repetir intervalo e Hora final. Después de seleccionar el horario deseado, active la opción Ejecutar según horario. Puede añadir varias opciones de programación.
  • Haga clic en Siguiente.

• Ejecutar manualmente

Si deja este paso en blanco, podrá ejecutar el flujo de trabajo en cualquier momento. Vaya al flujo de trabajo y haga clic en Ejecutar.

Crear expresiones personalizadas

Las expresiones le permiten crear una fórmula en su flujo de trabajo; la fórmula se ejecuta cuando usted ejecuta el flujo de trabajo. Por ejemplo, una expresión puede definir el precio y el impuesto sobre las ventas e insertarlos como una nueva columna en la hoja de cálculo de destino.

• Para definir una fórmula para la hoja de destino, cree la fórmula en el campo correspondiente. Puede resultar más sencillo crear la fórmula en la hoja de destino sin referencias a otras filas y, a continuación, copiarla y pegarla en el generador de expresiones.
• Haga clic en Añadir otra expresión para añadir más líneas.

Asigne un nombre al nuevo flujo de trabajo

Introduzca un nombre para su flujo de trabajo y haga clic en Siguiente. Ahora puede acceder al flujo de trabajo siempre que lo desee para ejecutarlo, editarlo o eliminarlo.

Flujo de trabajo de carga con Datta Shuttle en Smartsheet: Conclusión

Al crear un flujo de trabajo de carga con Datta Shuttle, puede establecer fácilmente una conexión entre una fuente de datos externa y Smartsheet.

En general, el proceso descrito en detalle le guía desde la selección del archivo fuente hasta la configuración de los filtros y la asignación de columnas.

Lanzadera de datos en Smartsheet

En resumen, esta guía ofrece una solución eficaz con opciones de programación flexibles y la posibilidad de ejecutarse manualmente, lo que simplifica la gestión de la información en Smartsheet.

Y ya que ha llegado hasta aquí, ¿qué le parece explorar más consejos sobre Smartsheet?

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