SOLUCIONES INTEGRADAS
EmployIT
El sistema de recursos humanos ayuda al equipo en la planificación y el seguimiento.
Sistema de tareas - TaskIT
Cómo funciona el sistema
Sistema de selección y contratación
El sistema de gestión más sencillo. Cuenta con una hoja de cálculo titulada«Contratación y selección»que incluye un formulario para que los candidatos puedan solicitar el puesto en la empresa enviando sus currículos, así como alertas automáticas para que el personal de RR. HH. sepa cuándo se han presentado nuevos candidatos.
Cuando se contrata a un candidato, se puede copiar parte de la información de la hoja de cálculo de este sistema a la hoja de cálculo principal del sistema, la «Datos de registro de los empleados».
Gestión de contratos de los empleados
Sistema principal de la solución. La hoja de cálculo principal«Datos de registro de los empleados»incluye un formulario para que el responsable de RR. HH. pueda dar de alta a nuevos empleados en el sistema. En esta hoja de cálculo, el responsable de RR. HH. tendrá reunida información como: fechas importantes de incorporación a la empresa, régimen (CLT/PJ/Prácticas), datos de documentos, información sobre exámenes de admisión, etc. El campo de archivos adjuntos de la hoja de cálculo de Smartsheet ayuda a gestionar todo esto.
Una vez que el responsable de RR. HH. da de alta a un nuevo empleado, se crea automáticamente, mediante un código en la API , una hoja de cálculo de gestión de contratos a partir de la plantilla de gestión de contratos. El responsable de RR. HH. puede entonces gestionar los contratos del empleado e introducir información como: fechas de ascensos, salarios, prestaciones, etc.
Además, cuando un empleado deja la empresa, la hoja de cálculo«Datos de registro de los empleados»cuenta con un campo de casilla de selección que activa un proceso automatizado que traslada las filas del empleado que ha dejado la empresa a la base de datos «Datos de registro de los empleados que han dejado la empresa», evitando así la acumulación de datos de empleados que ya no forman parte del grupo. En resumen, la gestión de los datos está muy automatizada y es inteligente.
Una vez contratado, se le pedirá al empleado que rellene sus datos personales a través de la vista dinámica o mediante un formulario. La información introducida se encontrará en la hoja de cálculo «Cumpleaños e información personal de los empleados», que se encargará de enviar alertas a toda la empresa sobre los cumpleaños del mes y los aniversarios de antigüedad en la empresa. El formulario de la hoja de cálculo «Cumpleaños e información personal de los empleados» cuenta con una lista desplegable con los nombres de los empleados alimentada por los datos de la hoja de cálculo «Datos de registro de los empleados», lo que garantiza la asociación de la información entre estas dos hojas de cálculo utilizando el nombre del empleado como clave.
Si el cliente opta por adquirir el sistema con Dynamic View, los datos de nombre y correo electrónico se transfieren automáticamente de la hoja de cálculo «Datos de registro de los empleados» a la hoja de cálculo «Cumpleaños e información personal de los empleados», y el rellenado de los datos personales se realiza a través de la vista en Dynamic View. La ventaja de utilizar Dynamic View es que el empleado que introdujo la información puede consultarla y editarla posteriormente.
La vista de calendario de la hoja de cálculo «Cumpleaños e información personal de los empleados», que utiliza la fecha de cumpleaños como criterio de filtrado, permite al departamento de RR. HH. consultar fácilmente quiénes son los empleados que cumplen años en la empresa. Además, cuando un empleado deja la empresa, esta hoja de cálculo cuenta con un campo de casilla de selección que activa una automatización que traslada las filas del empleado que ha dejado la empresa a la base «Datos de registro de los empleados que han dejado la empresa», evitando así, por ejemplo, alertas de cumpleaños de empleados que ya no forman parte del grupo. En resumen, la gestión de los datos está muy automatizada y es inteligente.
La hoja de cálculo «Datos de registro de los empleados» alimenta la hoja de cálculo «Lista de empleados», que se encarga de activar los sistemas de desarrollo profesional y las evaluaciones de 360º.
Hay un formulario en el sistema que utiliza el producto «auto picklist» de TaskIT. El producto carga los nombres de los empleados en la lista de selección para que puedan tener datos asociados de la hoja de cálculo principal «Datos de registro de los empleados» o de la hoja de cálculo «Lista de empleados» en la hoja de cálculo principal del formulario. De este modo se evitan errores tipográficos o problemas en la asociación de la información. Si no se utiliza este producto, será necesario editar las columnas de la lista de selección «Nombre del colaborador» y «Correo electrónico del colaborador», en las que un administrador de la hoja de cálculo «Cumpleaños e información personal de los colaboradores» deberá añadir o eliminar nombres y correos electrónicos de la lista de selección.
Si se desea, se puede aplicar la solución «grupos automáticos» de TaskIT, que consiste en añadir o eliminar de los grupos de Smartsheet a los empleados que se incorporen o se den de baja de la hoja de cálculo principal «Datos de registro de los empleados»; de este modo, todos los espacios de trabajo comunes se compartirán o dejarán de compartirse automáticamente con ellos a través del grupo. Las visualizaciones de la vista dinámica también se conceden o eliminan automáticamente a través del grupo mediante esta solución. La no adopción de este producto implica la gestión manual de los grupos de Smartsheet, así como la inserción y eliminación manual de los correos electrónicos de los colaboradores de los grupos de Smartsheet por parte de los administradores del sistema.
La creación automática de hojas de cálculo para la gestión de contratos a través de la API se realiza mediante el producto TaskIT. Si no se utiliza este producto, estas nuevas hojas de cálculo deberán crearse manualmente utilizando la plantilla de Smartsheet.
Sistema de desarrollo profesional y evaluaciones de 360º
Cada mes, la hoja de cálculo «Lista de empleados» solicita automáticamente a los empleados que rellenen la autoevaluación, lo cual puede hacerse a través del formulario de Smartsheet o de Dynamic View. La información se carga en la hoja de cálculo «Autoevaluación mensual» y se protege. Solo el departamento de RR. HH. tiene acceso a esta información, que es confidencial.
Cada dos meses, la hoja de cálculo «Lista de empleados» solicita automáticamente a los empleados que rellenen la evaluación del equipo, lo cual puede hacerse a través del formulario de Smartsheet o de Dynamic View. La información se carga en la hoja de cálculo «Evaluación del equipo» y se protege. Solo el departamento de RR. HH. tiene acceso a esta información, que es confidencial.
Cada cuatro meses, la hoja de cálculo «Lista de empleados» solicita automáticamente a los empleados que hagan un seguimiento de los objetivos del PDI con sus responsables. La introducción de los objetivos se realiza a través de un formulario de Smartsheet que carga la información en la hoja de cálculo «Objetivos pendientes – General»; el seguimiento puede realizarse mediante el informe de Smartsheet «Objetivos de mis subordinados» o a través de Dynamic View. Cuando se completan los objetivos, se trasladan a hojas de cálculo de objetivos finalizados. Estas hojas de cálculo de objetivos finalizados son individuales para cada colaborador y se crean mediante API a través de una plantilla de Smartsheet.
Tanto los empleados a los que se les han asignado los objetivos como sus responsables y los profesionales de RR. HH. tendrán acceso a los objetivos. Smartsheet y Dynamic View cuentan con configuraciones de protección de datos.
Todos los formularios del sistema cuentan con el producto TaskIT «auto picklist». El producto carga los nombres de los empleados en las listas de selección para que puedan tener datos asociados de la hoja de cálculo principal «Datos de registro de los empleados» o de la hoja de cálculo «Lista de empleados» en la hoja de cálculo principal del formulario. De este modo se evitan errores tipográficos o problemas en la asociación de información. Si no se utiliza este producto, será necesario editar la columna de la lista de selección «Nombre del colaborador». Un administrador de las hojas de cálculo «Autoevaluación mensual» y «Evaluación del equipo» deberá añadir o eliminar nombres y correos electrónicos de la lista de selección.
Si Dynamic View no se integra en la solución, los empleados no podrán consultar posteriormente las evaluaciones que ellos mismos han realizado.
La creación de hojas de cálculo de objetivos cerrados automáticamente mediante la API se realiza a través del producto TaskIT. Si no se utiliza este producto, estas nuevas hojas de cálculo deberán crearse manualmente utilizando la plantilla de Smartsheet.
Gestión de vacaciones y días libres
El saldo de vacaciones de los empleados se calcula a partir del contrato del empleado (en prácticas, con contrato indefinido o como autónomo) y de la fecha de inicio de dicho contrato, tal y como figuran en la hoja de cálculo principal «Datos de registro de los empleados».
La hoja de cálculo «Registro de vacaciones/días libres/baja médica» contiene dos formularios muy importantes: el formulario de solicitud de vacaciones o días libres y el formulario de registro de baja médica y certificado médico. Ambos formularios cuentan con campos de lista desplegable automática. El «nombre del empleado», utilizado como clave en fórmulas para asociar información de gestión, fecha de inicio y calcular el saldo de vacaciones, tiene opciones cargadas a partir de los datos de nombre de la hoja de cálculo principal «Datos de registro de los empleados».
Mediante las automatizaciones de Smartsheet se han configurado flujos de análisis y aprobación de vacaciones o días libres, así como alertas sobre bajas por enfermedad.
Una vez presentada una solicitud de vacaciones o días libres, se solicita la aprobación de la solicitud por parte de RR. HH. y del responsable del empleado. Para dicha aprobación, se indican las fechas de la solicitud, el total de días solicitados y el saldo actual del empleado (antes de la aprobación de estas vacaciones). Si el departamento de RR. HH. y el responsable aprueban las vacaciones, se informa al empleado y los días se restan de su saldo. Si alguna de las partes rechaza las vacaciones, se solicita que se registre el motivo del rechazo y el empleado recibe la notificación.
La hoja de cálculo «Gestión de vacaciones/bajas» se encarga de mostrar estos datos y de calcular el saldo de vacaciones.
El responsable del empleado tiene la facultad de conceder días libres a los empleados mediante un formulario. La información se carga en una hoja de cálculo y, además de mostrar a quién se le han concedido los días libres y cuántos días se han concedido, esta hoja de cálculo contiene datos sobre la fecha y la hora en que se concedieron los días, así como el nombre de usuario de la persona que solicitó la concesión de los días libres. El campo «Nombre» del formulario que registra las concesiones de días libres se rellena automáticamente mediante la lista desplegable de TaskIT. Este campo se utiliza como clave en fórmulas para asociar información de gestión, fecha de inicio y calcular el saldo de días libres. Las opciones del campo «Nombre» se cargan a partir de los datos de nombre de la hoja de cálculo principal «Datos de registro de los empleados» mediante una lista de selección automática a través de la API.
El sistema cuenta con botones que permiten acceder fácilmente a los formularios desde el panel de control. Además, el panel de control muestra información en forma de diagramas de Gantt y de indicadores clave de rendimiento (KPI) sobre los empleados que están de vacaciones.
Todos los formularios del sistema cuentan con el producto «auto picklist» de TaskIT. El producto carga los nombres de los empleados en las listas de selección para que puedan tener datos asociados de la hoja de cálculo principal «Datos de registro de los empleados» o de la hoja de cálculo «Lista de empleados» en la hoja de cálculo principal del formulario. De este modo se evitan errores tipográficos o problemas en la asociación de información. Si no se utiliza este producto, un administrador deberá editar las columnas de la lista de selección: «Nombre» y «Nombre del empleado», en las hojas de cálculo «Registro de vacaciones/días libres/baja médica» y «AUX – Adición de días libres». Dicho administrador deberá añadir o eliminar nombres de la lista de selección.
Gestión de bajas por enfermedad y certificados médicos
Los datos del responsable del empleado que figuran en la hoja de cálculo principal «Datos de registro de los empleados» se asocian en el sistema de gestión de permisos.
La hoja de cálculo «Registro de vacaciones/días libres/baja por enfermedad» contiene dos formularios muy importantes: el formulario de solicitud de vacaciones o días libres y el formulario de registro de baja por enfermedad y certificado médico.
Cuando se presenta una baja médica, se comunica al superior del empleado el nombre de este y la fecha de la baja, nada más. Por su parte, el responsable de RR. HH. recibe como archivo adjunto el certificado médico del empleado y más información, en caso de que se haya enviado a través del formulario. Las bajas médicas no requieren aprobación.
El sistema cuenta con un botón que permite acceder fácilmente al formulario desde el panel de control.
Hay un formulario en el sistema que utiliza el producto «auto picklist» de TaskIT. El producto carga los nombres de los empleados en la lista de selección para que puedan tener datos asociados de la hoja de cálculo principal «Datos de registro de los empleados» o de la hoja de cálculo «Lista de empleados» en la hoja de cálculo principal del formulario. De este modo se evitan errores tipográficos o problemas en la asociación de información. Si no se utiliza este producto, un administrador deberá editar la columna de la lista de selección «Nombre del colaborador» en la hoja de cálculo «Registro de vacaciones/días libres/baja médica». Dicho administrador deberá añadir o eliminar nombres de la lista de selección.
Productos TaskIT incluidos en el paquete
