Datta Shuttle: Cómo crear un flujo de trabajo de carga

Crear un flujo de trabajo de carga con Datta Shuttle

Cree un flujo de trabajo de carga para conectar una fuente de datos externa. Cargar, editar y guardar datos en Smartsheet.

Crear flujo de trabajo

Haga clic en el lanzador de la barra de navegación de la izquierda y seleccione Data Shuttle. Si es la primera vez que utiliza Data Shuttle, es posible que primero tenga que iniciar sesión en datashuttle.smartsheet.com.

Seleccione su archivo fuente. El archivo fuente puede estar en una de las siguientes ubicaciones:

Archivo adjunto de Smartsheet: Como ha iniciado sesión, puede buscar o examinar para encontrar la hoja a la que se adjunta el archivo. Elija si desea importar el archivo adjunto más reciente cada vez que se ejecute el flujo de trabajo o un archivo adjunto con un nombre específico:
- Más reciente: La última sincronización de archivos adjuntos basada en la programación del flujo de trabajo. O puede ejecutar el flujo de trabajo manualmente.
- Nombre del archivo adjunto: Data Shuttle sólo utilizará el archivo adjunto especificado en su flujo de trabajo.
Google Drive: Siga las instrucciones para permitir que smartsheetapps.com vea los archivos de su cuenta de Google Drive. Una vez que la autenticación se haya realizado correctamente, busque o explore el Google Drive sincronizado para localizar el archivo que desea utilizar (.xlsx, .csv o Google Sheet).
OneDrive: Siga las instrucciones para permitir que smartsheetapps.com vea los archivos de su cuenta de OneDrive. Una vez que la autenticación se haya realizado correctamente, busque o explore el OneDrive sincronizado para localizar el archivo (.xlsx o .csv) que desea utilizar.
Box: Siga las instrucciones para permitir que smartsheetapps.com vea los archivos de su cuenta de Box. Una vez que la autenticación se haya realizado correctamente, busque o explore su Box sincronizado para localizar el archivo que desea utilizar (.xlsx o .csv). Puede cargar archivos de Box que le pertenezcan o archivos de Box que estén compartidos con usted.

Utilice la opción El archivo de entrada tiene cabeceras de columna para confirmar que la fuente de datos incluye cabeceras.

Sólo archivos Excel: Indique qué pestaña de la hoja contiene los datos que desea fusionar (la primera hoja del libro de Excel será la pestaña 1).

Haga clic en Siguiente.

Seleccione una hoja de destino y las Acciones de flujo de trabajo

Configure cómo desea que se carguen los resultados en Smartsheet.

Seleccione la hoja de destino, a la que irán sus datos. Si utiliza archivos adjuntos de Smartsheet como origen, puede ser la misma hoja o una hoja diferente a la de origen.

Elija cómo desea importar los datos en Smartsheet:

Reemplaza todas las filas de la hoja de cálculo de destino con los datos del archivo de entrada. IMPORTANTE: Esta opción sobrescribe completamente los datos. Su ubicación de destino puede almacenar versiones anteriores para que pueda recuperar descargas anteriores si es necesario.

Fusionar datos en el destino basándose en un valor clave de columna. Cuando elija fusionar datos, también seleccionará las opciones de fila:

Añade filas a la hoja de cálculo a medida que se añaden al archivo fuente.
Actualice las líneas de acuerdo con el cambio en el archivo fuente.
Elimine las filas que ya no coincidan con los criterios de filtrado.

Actualice las opciones desplegables de las columnas seleccionadas. Esto sustituirá los valores de la lista desplegable de Smartsheet en las Propiedades de columna por valores del archivo Excel o .csv.

Definir filtros para controlar qué líneas de entrada se importan

Los filtros definen qué datos deben importarse a Smartsheet en función de determinados criterios (por ejemplo, Estado igual a "En curso").

Los filtros también son útiles para trabajar con grandes conjuntos de datos que pueden hacer que la importación supere los límites de líneas de Smartsheet.

Deje vacía la Lógica del filtro. Puede ordenar sus filtros después de crearlos.
En la configuración del filtro, seleccione una columna de entrada, un operador de comparación (por ejemplo, mayor o igual que) y el valor.
Utilice el cuadro Lógica del filtro para conectar cada filtro con operadores AND/OR adicionales.

Utilice los ID de filtro (el número que aparece junto a cada filtro) para definir las relaciones entre cada filtro.

Puede definir una lógica de filtro más compleja utilizando paréntesis junto con operadores AND y/o OR. Por ejemplo, (1 AND 2) OR 3 combinan la lógica para incluir todos los datos donde (Departamento = "Servicios" AND Tamaño de widget = "Grande") OR Departamento = "Marketing". En este ejemplo, sólo se importarían los widgets grandes del departamento de servicios, así como todos los widgets de marketing.

Los filtros distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Asegúrese de que coinciden exactamente con la información del archivo.

Columnas de mapa entre los dos sistemas

Las columnas de Smartsheet se rellenan previamente; usted selecciona las columnas de entrada del archivo fuente.

Para asignar manualmente una columna, haga clic en la lista desplegable situada junto a la columna de entrada, desplácese y elija la asignación correcta para la columna de Smartsheet indicada a la derecha.

Programe su flujo de trabajo

Hay dos maneras de programar su Flujo de Trabajo para ejecución automática; Ejecutar basado en adjunto o Ejecutar basado en programa. Puede utilizar uno, ambos o ninguno y ejecutar el flujo de trabajo manualmente.

Ejecutar sobre la base del anexo

Cuando se habilita, cada vez que se agrega un nuevo archivo adjunto a la hoja de origen, el flujo de trabajo evaluará y ejecutará si el nuevo archivo adjunto cumple con los criterios. Ejecutar en función del archivo adjunto sólo está disponible cuando el flujo de trabajo utiliza el archivo adjunto de Smartsheet como origen.

Si alguien crea un flujo de trabajo y lo configura para que se ejecute cada vez que se añada un nuevo adjunto, cualquiera que añada un adjunto hará que se ejecute este flujo de trabajo.

Ejecutar según lo previsto
- Active la opción Ejecutar según programación.
- Seleccione la opción deseada en Días de la semana, Hora de inicio, Intervalo de repetición y Hora de finalización. Después de seleccionar la programación deseada, active la opción Ejecutar según programación. Puede añadir varias opciones de programación.
- Haga clic en Siguiente.
Ejecutar manualmente

Si deja este paso en blanco, podrá ejecutar el flujo de trabajo en cualquier momento. Vaya al flujo de trabajo y haga clic en Ejecutar.

Crear expresiones personalizadas

Las expresiones le permiten crear una fórmula en su flujo de trabajo; la fórmula se ejecuta cuando usted ejecuta el flujo de trabajo. Por ejemplo, una expresión puede definir el precio y el impuesto sobre las ventas e insertarlos como una nueva columna en la hoja de cálculo de destino.

Para definir una fórmula para la hoja de destino, cree la fórmula en el campo correspondiente. Puede resultar más sencillo crear la fórmula en la hoja de destino sin referencias a otras filas y, a continuación, copiarla y pegarla en el generador de expresiones.
Haga clic en Añadir otra expresión para añadir más líneas.

Asigne un nombre al nuevo flujo de trabajo

Introduzca un nombre para su flujo de trabajo y haga clic en Siguiente. Ahora puede acceder al flujo de trabajo siempre que lo desee para ejecutarlo, editarlo o eliminarlo.

Data Shuttle de Smartsheet ofrece una forma sencilla y eficaz de conectar fuentes de datos externas y realizar cargas automáticas en sus hojas de cálculo. Con él, puede cargar, editar y guardar datos directamente en Smartsheet, garantizando que sus equipos siempre tengan acceso a información actualizada y precisa.

Al configurar un flujo de trabajo de carga, puede elegir entre varias fuentes de datos, como archivos adjuntos de Smartsheet, Google Drive, OneDrive y Box, y definir filtros y asignaciones personalizados para garantizar que sólo se importan los datos relevantes. Las opciones de programación y ejecución manual le ofrecen la flexibilidad necesaria para adaptar los flujos de trabajo a sus necesidades, ya sea para importaciones en tiempo real o programadas.

Además, la posibilidad de crear expresiones personalizadas le permite automatizar incluso los cálculos y las fórmulas, ahorrando tiempo y recursos y manteniendo la coherencia de los datos. Al nombrar y organizar sus flujos de trabajo, podrá gestionar y ejecutar fácilmente sus automatizaciones de forma intuitiva.

En definitiva, con Data Shuttle, la integración y actualización de datos en Smartsheet se vuelve mucho más ágil y eficiente, permitiendo a tu equipo colaborar de forma más productiva y tomar decisiones basadas en datos actualizados automáticamente. Pruebe a configurar un flujo de trabajo de carga y compruebe cómo puede optimizar sus procesos de gestión de datos.