Sistema de distribución de la información en Smartsheet

A situação-problema consiste na existência de uma planilha principal, denominada “0. Main sheet (source)”, na qual estão listados itens importantes, acompanhados de seus respectivos ID’s.

É desejo que outras planilhas contenham algumas das informações da planilha principal, mas não todas as colunas dela, apenas algumas colunas específicas. E é importante que a informação seja atualizada sem intervenção humana nas planilhas target “2.1 Test Sheet (target)” e “2.2 Test Sheet (target)” assim que uma linha nova ou uma informação nova for inserida na planilha “0. Main sheet (source)”.

Descrição da solução:

1)Na planilha principal, a “0. Main sheet (source)”, criamos uma coluna “copied” que identifica as linhas novas que foram inseridas na planilha principal e que não tiveram suas informações copiadas para as planilhas target.

A fórmula basicamente identifica se há o ID da linha nas planilhas target e caso haja, marca a caixa de seleção, caso não haja, a caixa fica desmarcada.

2) Há uma planilha auxiliar que coleta os ID’s das novas linhas que forem inseridas na planilha principal

A fórmula basicamente coleta os ID’s ainda não copiados para as planilhas target. Para isso usa como critério o ID da planilha principal possuir valor e a coluna “copied” da planilha principal estar desmarcada.

3) Na planilha auxiliar há automações a cada hora que copiam as linhas para as planilhas target.

4) Para finalizar, nas planilhas de destino basta criar fórmulas de INDEX MATCH para todas as informações que se deseja coletar da planilha principal.

Dessa forma as planilhas de destino estarão sempre atualizadas e com as informações mais recentes carregadas ou atualizadas na planilha principal.

Sistema de distribuição de informação no Smartsheet: Conclusão

Em resumo, ao concluir a implementação do sistema de distribuição de informação no Smartsheet, observamos que as planilhas de destino se atualizam automaticamente. A coluna “copied” na planilha principal identifica as linhas a cada hora e transfere-as para as planilhas target.

Além disso, a eficácia dessa abordagem garante a atualização constante e o alinhamento das informações entre as planilhas.

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