El sistema de gestión más sencillo. Dispone de una hoja de cálculo de "Reclutamiento y Selección" con un formulario para que los candidatos puedan solicitar una vacante en la empresa enviando su CV, y alertas automatizadas para que el personal de RRHH sepa cuándo han enviado sus solicitudes nuevos candidatos.

Cuando se contrata a un candidato, parte de la información de la hoja de cálculo de este sistema se puede copiar en la hoja de cálculo principal del sistema, "Datos de registro de empleados".

Sistema principal de la solución. La hoja de cálculo principal "Datos de Registro de Empleados" tiene un formulario para que el personal de RRHH introduzca los nuevos empleados en el sistema. En esta hoja de cálculo, el responsable de RRHH podrá recoger información como: fechas importantes de incorporación a la empresa, régimen (CLT/PJ/Estágio), datos de documentos, información sobre exámenes de admisión, etc. El campo de anexos de la Smartsheet ayuda a gestionar todo esto. 

Una vez que el empleado de RRHH introduce un nuevo empleado, se crea automáticamente una hoja de cálculo de gestión de contratos mediante código en la API utilizando la plantilla de gestión de contratos. A continuación, el responsable de RRHH puede gestionar los contratos del empleado y cargar información como: fechas de promoción, importes salariales, beneficios, etc. 

Además, cuando un empleado deja la empresa, la hoja de cálculo " Datos de registro de empleados" tiene un campo de casilla de verificación que activa una automatización que traslada las filas del empleado despedido a la base de datos "Datos de registro de empleados", evitando así la acumulación de datos de empleados que ya no forman parte del grupo. En resumen, la gestión de datos es muy automatizada e inteligente.  

En cuanto un empleado se incorpore a la empresa, se le pedirá que rellene información personal a través de la vista dinámica o mediante un formulario. La información cargada se encontrará en la hoja de cálculo " Cumpleaños e información personal de los empleados", que se encargará de enviar alertas a toda la empresa sobre los cumpleaños del mes y las celebraciones de aniversario de la empresa. El formulario de la hoja de cálculo "Cumpleaños e información personal de los empleados" tiene su lista de selección de nombres de empleados alimentada por los datos de la hoja de cálculo "Datos de registro de los empleados", lo que permite garantizar la asociación de la información entre estas dos hojas de cálculo utilizando el nombre del empleado como clave. 

Si el cliente opta por comprar el sistema con Vista dinámica, la información sobre el nombre y el correo electrónico se carga automáticamente desde la hoja de cálculo "Datos de registro del empleado" a la hoja de cálculo "Cumpleaños e información personal del empleado" y la información personal se rellena mediante Vista dinámica. La ventaja de utilizar la vista dinámica es que la información puede ser consultada y editada posteriormente por el empleado que la introdujo. 

La vista de calendario de la hoja de cálculo "Cumpleaños e información personal de los empleados", que utiliza la fecha de cumpleaños como parámetro, permite a RRHH consultar fácilmente los cumpleaños de la empresa. Además, cuando un empleado es despedido de la empresa, esta hoja de cálculo tiene un campo de casilla de verificación que activa una automatización que mueve las filas del empleado despedido a la base de datos "Registros de empleados despedidos", evitando así, por ejemplo, las alertas de cumpleaños de empleados que ya no forman parte del grupo. En resumen, la gestión de datos es muy automatizada e inteligente. 

La hoja de cálculo "Datos de registro de empleados" alimenta la hoja de cálculo "Lista de empleados", que es la responsable de activar los sistemas de evaluación PDI y 360º.  

 Hay un formulario en el sistema con el producto "auto picklist" de TaskIT. El producto carga los nombres de los empleados a la lista de selección para que puedan tener datos asociados desde la hoja central "Datos de registro de empleados" o la hoja "Lista de empleados" a la hoja padre del formulario. Esto evita errores tipográficos o problemas en la asociación de la información. Si no utiliza este producto, tendrá que editar las columnas de la lista de selección "Nombre del empleado" y "Correo electrónico del empleado", en cuyo caso un administrador de la hoja de cálculo "Cumpleaños e información personal del empleado" tendrá que insertar/eliminar nombres y correos electrónicos de la lista de selección. 

 Si se desea, se puede aplicar la solución de "grupos automáticos" de TaskIT, que consiste en añadir/eliminar de los grupos de Smartsheet a aquellos empleados que estén suscritos/eliminados de la hoja de cálculo central "Datos de registro de empleados", de modo que todas las áreas de trabajo comunes se compartan/descompartan automáticamente con ellos a través del grupo. Las visualizaciones de vistas dinámicas también se conceden/retiran automáticamente a través del grupo mediante esta solución. Si no se suscribe a este producto, tendrá que gestionar manualmente sus grupos de Smartsheet e insertar y eliminar manualmente los correos electrónicos de los empleados de los grupos de Smartsheet por parte de los administradores del sistema. 

 Las hojas de cálculo de gestión de contratos se crean automáticamente a través de la API utilizando un producto TaskIT. Si no utiliza este producto, tendrá que crear estas nuevas hojas de cálculo manualmente utilizando la plantilla Smartsheet. 

Hoja de cálculo mensual "Lista de empleados" por automatización solicita a los empleados que completen una autoevaluación, que puede realizarse mediante un formulario de Smartsheet o a través de Dynamic View. La información se carga en la hoja de cálculo "Autoevaluación mensual"y se protege. Sólo RRHH tiene acceso a la información confidencial.

Cada dos meses la hoja de cálculo "Lista de empleados" por automatización pide a los empleados que rellenen la evaluación del equipo, lo que puede hacerse mediante el formulario de Smartsheet o a través de Dynamic View. La información se carga en el archivo "Evaluación del equipo"y se protege. Sólo RRHH tiene acceso a la información confidencial.

Cada cuatro meses la hoja de cálculo "Lista de empleados" por automatización pide a los empleados que hagan un seguimiento de los objetivos del PDI con sus jefes. A introducción de objetivos se realiza a través de un formulario de Smartsheet que carga la información en la hoja de cálculo "Objetivos abiertos - General" El seguimiento se puede realizar a través del informe de Smartsheet "Objetivos de mis gestores" o a través de la Vista dinámica. Cuando se completan los objetivos, se trasladan a las hojas de cálculo de objetivos finalizados. Estas hojas de objetivos finalizados son individuales para cada empleado y se crean vía API a través de tempate Smartsheet.

Tanto los empleados propietarios de los objetivos como sus responsables y los profesionales de RR.HH. tendrán acceso a los objetivos. Smartsheet y Dynamic View tienen ajustes de protección de datos.

Todos los formularios del sistema tienen el producto "auto picklist" de TaskIT. El producto carga los nombres de los empleados a las listas de selección para que puedan tener datos asociados desde la hoja de cálculo central "Datos de registro de empleados"o de la "Lista de empleados"a la hoja principal del formulario. Esto evita errores tipográficos o problemas en la asociación de la información. Si no utiliza este producto, tendrá que editar la columna de la lista de selección "Nombre del empleado". Un administrador de la "Autoevaluación mensual" e "Evaluación del equipo" tendrá que insertar/eliminar nombres y correos electrónicos de la lista de selección.

No utilizar Dynamic View para la solución hace imposible que los empleados consulten las evaluaciones que han realizado.

La creación de hojas de cálculo de destino cerradas automáticamente a través de la API se realiza a través de un producto TaskIT. Si no utiliza este producto, tendrá que crear estas nuevas hojas de cálculo manualmente utilizando la plantilla Smartsheet.

El saldo de vacaciones del empleado se calcula a partir del contrato del empleado (Aprendiz, CLT o PJ) y de la fecha de inicio de este contrato introducida en la hoja de cálculo central "Datos de registro del empleado". 

La hoja de cálculo "Registro de vacaciones/días libres/licencias médicas" contiene dos formularios muy importantes: el formulario de solicitud de vacaciones o días libres y el formulario de registro de licencias y certificados médicos. Ambos formularios tienen campos de lista de selección automática. El "nombre del empleado", utilizado como clave en las fórmulas para asociar la información de gestión, la fecha de inicio y calcular el saldo de vacaciones, tiene opciones cargadas a partir de los datos del nombre en la hoja de cálculo central"Datos de registro de empleados". 

A través de las automatizaciones de Smartsheet, se establecen flujos para analizar y aprobar vacaciones o días libres y alertas sobre bajas por enfermedad. 

En cuanto se presenta una solicitud de vacaciones o días libres, se solicita la aprobación de RRHH y del jefe del empleado. Para esta aprobación, se informan las fechas de la solicitud, el número total de días solicitados y el saldo actual del empleado (antes de que se aprueben las vacaciones). Si el permiso es aprobado por RRHH y el manager, se informa al empleado y los días se restan de su saldo. Si el permiso es rechazado por una de las partes, se le pide que haga constar el motivo del rechazo y el empleado recibe una notificación. 

La hoja de cálculo "Gestión de vacaciones " se encarga de visualizar estos datos y de compilar el saldo de vacaciones. 

El responsable del empleado tiene la potestad de conceder días libres a los empleados a través de un formulario. La información se carga en una hoja de cálculo y, además de mostrar a quién se han concedido los días libres y cuántos días se han concedido, esta hoja de cálculo tiene datos sobre la fecha y hora en que se concedieron los días y el nombre de usuario de la persona que presentó los días libres. El formulario que registra las concesiones de días libres tiene su campo "Nombre" alimentado por el producto de lista de selección automática TaskIT. Este campo se utiliza como clave en las fórmulas para asociar la información de gestión, la fecha de inicio y calcular el saldo de días libres. Las opciones del campo "Nombre" se cargan a partir de los datos de nombres de la hoja de cálculo central"Datos de registro de empleados" a través de la API de listas de selección automáticas.  

El sistema dispone de botones para acceder fácilmente a los formularios del cuadro de mandos. Además, el cuadro de mandos muestra información gantt y KPI sobre los empleados de vacaciones. 

* Todos los formularios del sistema tienen el producto "auto picklist" de TaskIT. Este producto carga los nombres de los empleados a las listas de selección para que puedan tener datos asociados desde la hoja central "Datos de Registro de Empleados" o la hoja"Lista de Empleados" a la hoja padre del formulario. Esto evita errores tipográficos o problemas a la hora de asociar la información No utilizar este producto significa que las columnas de la lista de selección "Nombre" y "Nombre del empleado" tendrán que ser editadas por un administrador en las hojas de cálculo "Registro devacaciones/días libres/bajas médicas" y"AUX - Añadir día libre". Este administrador tendrá que insertar/eliminar nombres de la lista de selección. 

La información del responsable del empleado en la hoja de cálculo central "Datos de registro del empleado" se asocian en el sistema de gestión de vacaciones.

La hoja de cálculo "Registro de vacaciones/días libres/licencias médicas" contiene dos formularios muy importantes: el formulario de solicitud de vacaciones o días libres y el formulario de registro de bajas por enfermedad y certificados.

Cuando se presenta una baja por enfermedad, se informa al jefe del trabajador del nombre del empleado y de la fecha de la baja, nada más. El responsable de RRHH, por su parte, recibe el certificado del empleado y más información, si se ha presentado a través de un formulario. La baja médica no se aprueba.

El sistema dispone de un botón de fácil acceso al formulario en el salpicadero.

* Hay un formulario en el sistema que utiliza el producto "auto picklist" de TaskIT. El producto carga los nombres de los empleados a la lista de selección para que puedan tener datos asociados de la hoja de cálculo central "Datos de registro de empleados"o de la "Lista de empleados" a la hoja padre del formulario. Esto evita errores tipográficos o problemas en la asociación de la información. Si no utiliza este producto, un administrador tendrá que editar la columna de la lista de selección: "Nombre del empleado" en la hoja de cálculo "Registro de vacaciones/días libres/bajas médicas". Este administrador tendrá que insertar/eliminar nombres de la lista de selección.