Gerenciamento de recursos no Smartsheet

Com o Gerenciamento de recursos, você pode acompanhar e revisar como as pessoas são alocadas em todos os projetos em que estão trabalhando para ajustar e tomar decisões melhores em relação às cargas de trabalho.

Configure pessoas como recursos

Apenas as pessoas que foram adicionadas à sua conta podem ser acompanhadas pelo gerenciamento de recursos. Isso inclui pessoas licenciadas, não licenciadas, convidadas e ativas. Para garantir que as pessoas certas sejam incluídas na conta, o administrador de sistema pode usar a janela Gerenciamento de usuários para revisar, adicionar e gerenciar usuários.

Para ver como as pessoas são alocadas nos projetos, você deve ser um Visualizador de recursos designado. Qualquer administrador de sistema pode fazer essa configuração em Conta > Gerenciamento de usuários. (Observe que você deve ser um usuário licenciado para ser um Visualizadores de recursos.)

Os proprietários de planilhas e os membros da equipe da mesma conta que são compartilhados com a planilha com permissões em nível de administrador podem ativar o gerenciamento de recursos na planilha para que os visualizadores de recursos possam acompanhar e tomar decisões sobre cargas de trabalho.

Para ativar o gerenciamento de recursos em uma planilha de projeto existente:

1. Assegure que sua planilha tenha uma coluna Lista de contatos para que você possa atribuir recursos às tarefas.
2. Digite os contatos na coluna Lista de contatos para atribuir os membros da equipe a cada tarefa.
3. Clique na seta suspensa abaixo do cabeçalho de qualquer coluna e selecione Editar configurações de projeto. Verifique se a caixa de seleção Dependências está marcada.
4. Selecione a guia Gerenciamento de recursos. O formulário Gerenciamento de recursos será exibido.

1. Marque a caixa Gerenciamento de recursos habilitado e designe a coluna Recurso atribuído selecionando uma coluna na Lista de contatos no menu suspenso.
2. Clique em OK.

As tarefas atribuídas aos membros de equipe nesta planilha, agora serão exibidas nas visualizações de recursos.

Gerenciamento de Recursos no Smartsheet: Estratégias e Melhores Práticas

O gerenciamento eficiente de recursos é fundamental para o sucesso de qualquer projeto. O Smartsheet oferece funcionalidades robustas para alocar, monitorar e otimizar a utilização de recursos da sua equipe.

O Que é Gerenciamento de Recursos?

Gerenciamento de recursos envolve planejar, alocar e monitorar pessoas, equipamentos e materiais necessários para completar projetos com sucesso. No contexto do Smartsheet, isso inclui:

• Alocação de equipe: Atribuir pessoas certas às tarefas certas
• Balanceamento de carga: Evitar sobrecarga ou subutilização
• Planejamento de capacidade: Prever necessidades futuras
• Análise de disponibilidade: Identificar conflitos de agenda

Configurando Recursos no Smartsheet

1. Crie uma coluna de contatos: Use o tipo “Lista de Contatos” para atribuir responsáveis
2. Defina a capacidade: Estabeleça horas disponíveis por recurso
3. Configure o calendário: Marque feriados e dias não úteis
4. Ative a visualização de recursos: Use o Resource Management se disponível

Funcionalidades de Resource Management

O Smartsheet Resource Management (antigo 10,000ft) oferece recursos avançados:

• Visualização de disponibilidade em tempo real
• Planejamento de cenários “e se”
• Relatórios de utilização
• Previsão de demanda
• Integração com projetos do Smartsheet

Melhores Práticas para Gestão de Recursos

1. Mantenha Dados Atualizados

Informações desatualizadas levam a decisões erradas. Estabeleça rotinas de atualização.

2. Use Níveis de Esforço

Defina se uma tarefa requer 25%, 50%, 75% ou 100% do tempo do recurso.

3. Planeje com Margem

Não aloque 100% da capacidade. Reserve tempo para imprevistos e reuniões.

4. Monitore Regularmente

Revise alocações semanalmente para identificar problemas cedo.

Relatórios de Recursos

Crie relatórios para acompanhar:

• Taxa de utilização por pessoa
• Horas alocadas vs. disponíveis
• Conflitos de agendamento
• Projeções de demanda futura

Benefícios do Gerenciamento Eficiente

Implementar boas práticas de gerenciamento de recursos resulta em:

• Projetos entregues no prazo
• Equipes mais satisfeitas e produtivas
• Melhor previsibilidade de custos
• Decisões baseadas em dados
• Identificação de necessidades de contratação

O Smartsheet, combinado com Resource Management, fornece todas as ferramentas necessárias para transformar o gerenciamento de recursos da sua organização.

Potencialize Seus Resultados com Smartsheet

O Smartsheet é uma plataforma líder mundial em gestão de trabalho colaborativo, utilizada por mais de 80% das empresas Fortune 500. Com interface familiar de planilha e recursos avançados de automação, a ferramenta transforma a maneira como equipes planejam, executam e entregam projetos.

Principais recursos do Smartsheet para sua organização:

• Automações inteligentes: Configure fluxos de trabalho automáticos para eliminar tarefas manuais repetitivas e reduzir erros
• Dashboards em tempo real: Visualize o status de todos os projetos em um único painel com métricas atualizadas automaticamente
• Colaboração efetiva: Trabalhe simultaneamente com equipes internas e externas mantendo controle de versões
• Integrações nativas: Conecte com Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce, Jira e mais de 100 outras ferramentas
• Relatórios avançados: Gere relatórios consolidados de múltiplas planilhas para análise estratégica

TaskIT Consultoria Smartsheet

Fornecemos consultoria, implementamos, treinamos e acompanhamos sua equipe no Smartsheet

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