Como Atribuir pessoas em um fluxo de trabalho automatizado
Com a ação Atribuir pessoas em fluxos de trabalho automatizados, você pode adicionar um endereço de e-mail ou contato a uma coluna de contato em uma planilha com acionamentos específicos.
Comece a usar a ação Atribuir pessoas
Para atribuir pessoas quando um fluxo de trabalho é acionado:
- Edite ou crie o fluxo de trabalho ao qual deseja adicionar uma ação Atribuir pessoas no menu Automação.
- No fluxo de trabalho, selecione + e escolha + Adicionar uma ação.
- Escolha Atribuir pessoas.
4.Selecione uma coluna Contato para a ação Atribuir pessoas a fim de adicionar um contato atual ou novo (definido como endereço de e-mail) em uma coluna especificada quando o fluxo de trabalho é executado na linha. Você pode usar uma coluna de contato de seleção única ou de seleção múltipla.
5.Opcionalmente, você pode optar por substituir o contato atual em uma célula ou anexar outro contato à célula (se a célula comportar vários contatos).
NOTA: Por padrão, a opção Substituir valores atuais na coluna de vários contatos está marcada. O comportamento padrão da ação Atribuir pessoas é substituir os contatos em uma coluna de vários contatos.
6.Ao terminar, selecione Salvar.
Pronto! Agora você adicionou a ação Atribuir pessoas ao seu fluxo de trabalho.
NOTAS:
- Se uma célula em uma coluna de múltiplos contatos já tiver texto que não é de um contato (por exemplo, “não aplicável” ou qualquer outro texto que não seja um endereço de contato / e-mail) e a substituição estiver desativada, a ação Atribuir pessoas não adicionará um contato na célula.
- É possível adicionar apenas 20 contatos por célula. Se um fluxo de trabalho está o tempo todo anexando contatos a uma célula existente, essa célula pode atingir o limite e invalidar o fluxo de trabalho naquele momento.
- Os contatos só podem ser adicionados às colunas de contato.
- Só é possível adicionar endereços de e-mail ou contatos existentes que contenham endereços de e-mail usando a ação Atribuir pessoas. Atualmente, a ação Atribuir pessoas não contempla a adição de grupos, de contatos “Criado por” ou “Modificado por”.
- Atribuir pessoas é uma ação terminal. Você não poderá adicionar condições ou ações após Atribuir pessoas em seu fluxo de trabalho.
Guia Completo: Atribuição de Pessoas no Smartsheet
Atribuir responsáveis às tarefas é fundamental para clareza de responsabilidades e acompanhamento de projetos. O Smartsheet oferece várias formas de fazer isso de maneira eficiente.
Tipos de Colunas para Atribuição
Coluna de Contato
O tipo mais comum e recomendado para atribuir pessoas:
- Integração com diretório de usuários
- Foto do contato visível
- Múltiplos contatos por célula
- Notificações automáticas
Coluna de Texto
Alternativa simples, mas com limitações:
- Não integra com notificações
- Sem validação de nomes
- Útil para referências externas
Configurando Coluna de Contatos
- Clique com botão direito no cabeçalho da coluna
- Selecione “Editar Propriedades da Coluna”
- Escolha tipo “Lista de Contatos”
- Defina se permite múltiplos contatos
- Configure a lista de contatos permitidos (opcional)
Métodos de Atribuição
1. Digitação Direta
Digite o nome ou e-mail e selecione da lista sugerida.
2. Menu de Seleção
Clique na célula e escolha de uma lista pré-definida de contatos.
3. Arrastar e Soltar
Arraste um contato de uma célula para outra.
4. Copiar e Colar
Copie atribuições entre células ou de fontes externas.
5. Via Formulário
Configure formulários para permitir auto-atribuição.
Atribuição em Massa
Para atribuir a mesma pessoa a múltiplas tarefas:
- Selecione as células desejadas
- Digite o nome do contato
- Pressione Enter para aplicar a todas
Automações de Atribuição
Configure workflows para atribuir automaticamente:
- Por tipo de tarefa: Tarefas de design vão para designer
- Por região: Leads da região Sul para vendedor local
- Por disponibilidade: Round-robin entre equipe
- Por aprovação: Gestor atribuído após aprovação
Notificações Relacionadas
Quando alguém é atribuído, o Smartsheet pode:
- Enviar e-mail de notificação automático
- Mostrar na central de notificações
- Enviar push notification no mobile
- Incluir em resumos diários/semanais
Melhores Práticas
- Um responsável principal: Evite ambiguidade de responsabilidade
- Use grupos para equipes: Atribua a grupos quando apropriado
- Mantenha diretório atualizado: Remova ex-colaboradores
- Configure notificações: Garanta que atribuídos sejam avisados
- Relacione com calendário: Verifique disponibilidade antes de atribuir
Integração com Resource Management
Para controle avançado de atribuições:
- Visualize carga de trabalho por pessoa
- Identifique conflitos de agenda
- Planeje alocação futura
- Balanceie trabalho entre equipe
Com essas práticas implementadas, a atribuição de pessoas no Smartsheet se torna um processo simples e eficiente que mantém todos cientes de suas responsabilidades.
Gestão Avançada de Atribuições no Smartsheet
Além do básico, o Smartsheet oferece recursos avançados para gestão de pessoas:
Resource Management
Para equipes maiores, o Smartsheet Resource Management (antigo 10,000ft) oferece:
- Visão de capacidade – Veja quem está disponível
- Alocação por horas – Distribua trabalho de forma equilibrada
- Previsão de demanda – Planeje contratações futuras
- Relatórios de utilização – Monitore produtividade da equipe
Boas Práticas de Atribuição
- Use lista de contatos – Padronize nomes e emails
- Configure notificações – Alertas automáticos para novas tarefas
- Defina datas realistas – Considere carga de trabalho existente
- Documente responsabilidades – Clareza evita conflitos
Automações para Atribuições
Configure workflows que automatizam atribuições:
- Atribuir automaticamente baseado em tipo de tarefa
- Notificar gestores quando tarefas são atribuídas
- Escalonar para supervisores quando prazos vencem
- Redistribuir tarefas quando alguém sai de férias
A TaskIT implementa soluções de gestão de recursos personalizadas para sua equipe.
