File Library in Smartsheet: Complete guide on how to use it

A Biblioteca de Arquivos no Smartsheet oferece uma maneira simples e eficiente de armazenar, gerenciar e colaborar em arquivos de sua área de trabalho. Se você está começando a usar o Smartsheet ou já é um usuário experiente, entender como navegar, adicionar arquivos, organizar com etiquetas e colaborar com sua equipe é essencial para melhorar sua produtividade e otimizar seus fluxos de trabalho. Vamos explorar como acessar, gerenciar e colaborar na Biblioteca de Arquivos do Smartsheet!

Como Acessar a Biblioteca de Arquivos no Smartsheet

Acessar a Biblioteca de Arquivos no Smartsheet é muito fácil. Siga os passos abaixo:

1. Navegue até a página inicial do Smartsheet.
2. Selecione “Todas as áreas de trabalho” e encontre a área de trabalho associada à biblioteca de arquivos.
3. Clique na área de trabalho desejada.
4. No painel da solução, selecione “Biblioteca de Arquivos”.

Agora você tem acesso a todos os arquivos e recursos disponíveis em sua biblioteca.

Como Adicionar Arquivos à Biblioteca de Arquivos

Adicionar arquivos ao Smartsheet é simples e pode ser feito de duas formas: arrastando e soltando ou carregando diretamente do seu computador.

Passo a Passo:

1. Na Biblioteca de Arquivos, selecione o ícone de upload no canto inferior direito.
2. Para adicionar arquivos, basta arrastar e soltá-los ou carregá-los do seu computador.
3. Você pode carregar até 100 arquivos de uma só vez.
4. Para editar o nome do arquivo, selecione o campo de cabeçalho do arquivo aberto.

Isso facilita o processo de carregamento e organização dos arquivos na sua área de trabalho!

Como Usar Etiquetas para Organizar Arquivos

Uma das funcionalidades mais poderosas do Smartsheet é o uso de etiquetas para organizar e categorizar seus arquivos. As etiquetas são termos pesquisáveis que ajudam a encontrar arquivos com mais rapidez.

Como Adicionar Etiquetas a Arquivos Individuais:

1. Abra o arquivo que deseja etiquetar e selecione Detalhes.
2. Selecione o campo Etiquetas e digite as etiquetas que deseja adicionar.
3. Aperte Enter para passar para a próxima etiqueta.
4. Ou selecione uma das etiquetas sugeridas para adicionar à lista de etiquetas.

Como Adicionar Etiquetas em Massa:

1. Selecione todos os arquivos que deseja etiquetar.
2. Clique no ícone de etiqueta no canto superior direito.
3. Digite as etiquetas necessárias e pressione Enter.
4. Selecione Salvar para registrar as alterações.

Etiquetas Geradas por IA

O Smartsheet usa Inteligência Artificial (IA) para gerar etiquetas automaticamente em arquivos enviados, ajudando a acelerar o processo de organização. As etiquetas de IA aparecem com um contorno pontilhado, enquanto as etiquetas de usuário têm um contorno reto.

Para excluir uma etiqueta, basta abrir o arquivo e selecionar o ícone X.

Como Pesquisar, Classificar e Filtrar Arquivos

A Biblioteca de Arquivos do Smartsheet vem com ferramentas poderosas de pesquisa e filtragem para ajudar você a localizar rapidamente qualquer arquivo.

Pesquisa:

• Use a barra de pesquisa para encontrar arquivos de acordo com palavras-chave, etiquetas ou até mesmo texto extraído de documentos.
• A pesquisa só encontra resultados dentro da biblioteca de arquivos atual, o que torna a busca mais eficiente.

Classificação:

• Você pode classificar os arquivos por data de upload ou nome, o que facilita a organização.

Filtros:

• Filtre os arquivos por tipo, etiquetas, data de upload e orientação para encontrar exatamente o que você precisa de forma rápida.

Colaborando com Sua Equipe na Biblioteca de Arquivos

A Biblioteca de Arquivos não é apenas um local para armazenar documentos; ela também permite colaborar facilmente com sua equipe.

Comentários e Anotações:

• Adicione membros da equipe à área de trabalho para colaborar diretamente nos arquivos.
• Abra um arquivo e deixe um comentário mencionando um colega com @menção para iniciar uma conversa.
• Use ferramentas de anotação para marcar partes específicas de uma imagem ou vídeo e facilitar a comunicação.
• As anotações possuem uma cor e forma personalizáveis, tornando a colaboração visual ainda mais eficiente.

Fluxo de Trabalho de Versionamento:

• Ao editar um arquivo com base nas anotações ou comentários, você pode usar o menu Versionamento para carregar a versão mais recente.
• Isso substitui o arquivo atual e mantém o histórico de todas as versões anteriores.
• Conversas, anotações e metadados também têm suas versões mantidas.

Para visualizar os arquivos, os usuários precisam ser adicionados à área de trabalho. Caso contrário, ao receberem um link direto para o arquivo, terão que solicitar acesso.

Limitações Atuais da Biblioteca de Arquivos

Embora a Biblioteca de Arquivos seja uma ferramenta poderosa, existem algumas limitações importantes a serem observadas:

• Não é compatível com o aplicativo móvel do Smartsheet.
• Não é possível inscrever-se ou cancelar a inscrição manualmente em tópicos de conversa.
• Conversas em tempo real não são suportadas.
• Não é possível anexar itens aos comentários.
• Os arquivos não podem ser acessados por meio de planilhas, relatórios ou painéis.
• Conteúdo de planilhas não será exibido na Biblioteca de Arquivos.
• Não há compartilhamento único de arquivos.
• Não é possível pesquisar substrings dentro dos arquivos.

Como Adicionar Itens Externos à Sua Coleção no Smartsheet

Você pode personalizar sua coleção de arquivos no Smartsheet adicionando conteúdo de outras fontes além dos arquivos Smartsheet.

Tipos de Conteúdo Externo:

• Google Docs, Sheets, Slides
• Figma
• YouTube
• Tableau, PowerBI
• MS Office Online (Word, Sheets, PowerPoint)
• SharePoint, Vimeo
• Miro, Lucidspark

Como Adicionar Itens à Coleção:

1. Abra o painel da área de trabalho.
2. Selecione a coleção à qual deseja adicionar itens ou crie uma nova.
3. Selecione +Adicionar à coleção.
4. Use as guias Conteúdo Smartsheet ou Links para adicionar seu conteúdo externo.

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Conclusion

A Biblioteca de Arquivos do Smartsheet oferece uma gama de funcionalidades que tornam a gestão e colaboração em arquivos muito mais eficientes. Ao utilizar recursos como etiquetas, versão de arquivos, e a capacidade de adicionar conteúdo de outras plataformas, você poderá manter seus arquivos organizados e otimizar sua produtividade. Se você ainda não está aproveitando ao máximo as ferramentas de colaboração e organização do Smartsheet, agora é o momento ideal para começar!

Gostou das dicas? Continue acompanhando o blog para mais conteúdos sobre como melhorar sua experiência no Smartsheet!