Automação Update Request no Smartsheet

Em um ambiente de trabalho dinâmico, a colaboração eficiente entre equipes é essencial para o sucesso de um projeto.

Neste artigo, exploraremos como a automação pode simplificar e agilizar o processo de associação de colaboradores em update requests, utilizando a poderosa plataforma do Smartsheet.

1) Caso o contato que você queira enviar a solicitação de atualização seja sempre o mesmo:

No dropdown selecione para enviar sempre para uma pessoa específica, e então, sempre que a sua condição acionadora for ativada, a solicitação de atualização será automaticamente enviada para essa pessoa em questão automaticamente.

Você pode enviar para mais de uma pessoa também ao mesmo tempo, e então as duas (ou mais) pessoas sempre receberão automaticamente a solicitação de atualização quando a condição acionadora for ativada:

2) Caso o contato que você queira enviar a solicitação mude conforme algum outro parâmetro (no caso do meu exemplo, esse parâmetro será o departamento):

A ideia é criar duas automações, na primeira você associa automaticamente o contato e na segunda você envia a solicitação de atualização.

No exemplo abaixo eu associei o colaborador de acordo com o departamento, utilizando a automação “Atribuir Pessoas”:

Caso o departamento da tarefa seja TI, eu sou automaticamente associada à tarefa, e caso não seja TI, você seria associado à tarefa, assim que uma tarefa nova fosse adicionada à planilha.

E depois, a automação de solicitação ficaria relacionada ao valor de uma célula, na linha da tarefa e na coluna do “Colaborador Associado”, não a um contato específico:

Nessa automação, sempre que um colaborador fosse associado a uma tarefa, uma solicitação de atualização seria enviada a ele.

Observação adicional:

Para ambos os casos é importante destacar que a configuração de permissão, caso deseje enviar a solicitação para pessoas sem licença e/ou pessoas com quem você não está compartilhando a planilha, precisa ser alterada:

Caso você não altere essa configuração, as pessoas não receberão as solicitações.

Espero ter ajudado.
Caso deseje, podemos marcar uma reunião hoje ou amanhã de manhã para ajudas ou dry run da demo.
Estamos à disposição!

Aprenda mais sobre Automações

Automações Smartsheet: Guia Completo [2025]

Automatizando Update Requests no Smartsheet: Guia Completo

Update Requests são uma ferramenta poderosa do Smartsheet para coletar informações de stakeholders sem dar acesso completo à planilha. Quando combinadas com automações, tornam-se ainda mais eficientes.

O Que é um Update Request?

Um Update Request é uma solicitação enviada por e-mail que permite:

Coletar atualizações de status de tarefas
Solicitar preenchimento de campos específicos
Obter aprovações de forma estruturada
Manter não-usuários informados e participativos

Criando Automações de Update Request

Configuração Básica

Acesse Automação > Criar Workflow
Defina o gatilho (data, mudança de campo, etc.)
Selecione a ação “Enviar Update Request”
Configure destinatários e campos a atualizar
Personalize a mensagem do e-mail

Tipos de Gatilhos para Update Requests

Data de vencimento: Envie lembretes X dias antes do prazo
Mudança de status: Solicite atualização quando tarefa muda de fase
Periodicidade: Colete updates semanais ou mensais
Atribuição: Peça confirmação quando alguém é designado

Associando Colaboradores Automaticamente

Para vincular o destinatário do update request à pessoa responsável pela tarefa:

Use uma coluna de contatos para o responsável
Na configuração do workflow, selecione “Contatos em uma célula”
Aponte para a coluna de responsável
O sistema enviará automaticamente para a pessoa correta

Personalizando Update Requests

Melhore a experiência do destinatário:

Assunto claro: Inclua nome do projeto e tipo de atualização
Mensagem contextual: Explique o que precisa ser feito
Campos relevantes: Mostre apenas o necessário
Deadline visível: Deixe claro quando a resposta é esperada

Workflows Avançados

Escalação Automática

Configure um segundo workflow que escala para o gestor se não houver resposta em X dias.

Consolidação de Respostas

Use relatórios para consolidar todas as respostas pendentes e acompanhar taxa de retorno.

Notificação de Conclusão

Envie confirmação automática quando o update request for preenchido.

Métricas e Acompanhamento

Monitore a eficácia das suas automações:

Taxa de resposta aos update requests
Tempo médio de resposta
Campos mais frequentemente atualizados
Usuários que precisam de follow-up

Com automações bem configuradas, update requests se tornam uma ferramenta de comunicação eficiente que mantém todos os stakeholders alinhados sem sobrecarregar sua equipe com follow-ups manuais.

Benefícios do Smartsheet para Gestão de Projetos

O Smartsheet oferece uma plataforma completa para gestão de trabalho que ajuda equipes a alcançar resultados superiores. Com recursos como automações, dashboards e colaboração em tempo real, sua organização pode:

Aumentar a produtividade com automações que eliminam tarefas manuais repetitivas
Melhorar a visibilidade dos projetos com dashboards e relatórios em tempo real
Facilitar a colaboração entre equipes distribuídas com atualizações em tempo real
Padronizar processos com templates e fluxos de trabalho consistentes

Potencialize Seus Resultados com Smartsheet

O Smartsheet é uma plataforma líder mundial em gestão de trabalho colaborativo, utilizada por mais de 80% das empresas Fortune 500. Com interface familiar de planilha e recursos avançados de automação, a ferramenta transforma a maneira como equipes planejam, executam e entregam projetos.

Principais recursos do Smartsheet para sua organização:

Automações inteligentes: Configure fluxos de trabalho automáticos para eliminar tarefas manuais repetitivas e reduzir erros
Dashboards em tempo real: Visualize o status de todos os projetos em um único painel com métricas atualizadas automaticamente
Colaboração efetiva: Trabalhe simultaneamente com equipes internas e externas mantendo controle de versões
Integrações nativas: Conecte com Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce, Jira e mais de 100 outras ferramentas
Relatórios avançados: Gere relatórios consolidados de múltiplas planilhas para análise estratégica