El sistema más sencillo de gestión. Cuenta con una hoja de cálculo «Reclutamiento y selección» que incluye un formulario para que los candidatos puedan inscribirse en la vacante de la empresa enviando sus currículos, y alertas automáticas para que los empleados de RR. HH. sepan cuándo los nuevos candidatos han enviado sus solicitudes.

Cuando se contrata a un candidato, parte de la información de la hoja de cálculo de este sistema se puede copiar a la hoja de cálculo principal del sistema, «Datos de registro de los empleados».

Sistema principal de la solución. La hoja de cálculo principal «Datos de registro de los empleados» contiene un formulario para que el empleado de RR. HH. pueda introducir nuevos empleados en el sistema. En esta hoja de cálculo, el responsable de RR. HH. reunirá información como: fechas importantes de incorporación a la empresa, régimen (CLT/PJ/Prácticas), datos de documentos, información sobre exámenes de admisión, etc. El campo de archivos adjuntos de la hoja de cálculo Smartsheet ayuda a gestionar todo esto. 

Una vez que el empleado de RR. HH. introduce un nuevo empleado, se crea automáticamente una hoja de cálculo de gestión de contratos mediante el código de la API y la plantilla de gestión de contratos. El responsable de RR. HH. puede entonces gestionar los contratos del empleado y cargar información como: fechas de ascensos, salarios, prestaciones, etc. 

Además, cuando un empleado deja la empresa, la hoja de cálculo «Datos de registro de los empleados» tiene un campo de selección que activa una automatización que mueve las líneas del empleado que ha dejado la empresa a la base «Datos de registro de los empleados que han dejado la empresa», evitando así la acumulación de datos de empleados que ya no forman parte del grupo. En resumen, la gestión de los datos está muy automatizada y es muy inteligente.  

Una vez admitido, se le pedirá al empleado que rellene sus datos personales a través de la vista dinámica o mediante un formulario. La información introducida se encontrará en la hoja de cálculo «Cumpleaños e información personal de los empleados», que se encargará de enviar alertas a toda la empresa sobre los cumpleaños del mes y las celebraciones por antigüedad en la empresa. El formulario de la hoja de cálculo «Cumpleaños e información personal de los empleados» tiene una lista de selección con los nombres de los empleados alimentada por los datos de la hoja de cálculo «Datos de registro de los empleados», lo que garantiza la asociación de la información entre estas dos hojas de cálculo mediante el nombre del empleado como clave. 

Si el cliente decide comprar el sistema con Dynamic View, la información del nombre y el correo electrónico se carga automáticamente desde la hoja de cálculo «Datos de registro de los empleados» a la hoja de cálculo «Cumpleaños e información personal de los empleados», y la información personal se rellena a través de la vista en Dynamic View. La ventaja de utilizar Dynamic View es que el empleado que ha introducido la información puede consultarla y editarla posteriormente. 

La visualización del calendario de la hoja de cálculo «Cumpleaños e información personal de los empleados» utilizando la fecha de cumpleaños como configuración permite al departamento de RR. HH. consultar fácilmente los cumpleaños de la empresa. Además, cuando un empleado deja la empresa, esta hoja de cálculo tiene un campo de selección que activa una automatización que mueve las líneas del empleado que ha dejado la empresa a la base «Datos de registro de los empleados que han dejado la empresa», evitando así, por ejemplo, alertas de cumpleaños de empleados que ya no forman parte del grupo. En resumen, la gestión de los datos está muy automatizada y es muy inteligente. 

La hoja de cálculo «Datos de registro de los colaboradores» alimenta la hoja de cálculo «Lista de colaboradores», que es la responsable de activar los sistemas de PDI y evaluaciones 360º.  

 Hay un formulario en el sistema que cuenta con el producto TaskIT «auto picklist». El producto carga los nombres de los colaboradores en la lista de selección para que puedan tener datos asociados de la hoja de cálculo principal «Datos de registro de los colaboradores» o de la hoja de cálculo «Lista de colaboradores» para la hoja de cálculo principal del formulario. De esta forma se evitan errores tipográficos o problemas en la asociación de información. La no adhesión a este producto implica la edición de las columnas de la lista de selección «Nombre del colaborador» y «Correo electrónico del colaborador», en la que un administrador de la hoja de cálculo «Cumpleaños e información personal de los colaboradores» deberá insertar/eliminar nombres y correos electrónicos de la lista de selección. 

 Si lo desea, puede aplicar la solución TaskIT «grupos automáticos», que consiste en añadir/eliminar de los grupos de Smartsheet a los empleados que se inscriban/eliminen de la hoja de cálculo principal «Datos de registro de los empleados» y, de este modo, todas las áreas de trabajo comunes se compartirán/dejarán de compartir automáticamente con ellos a través del grupo. Las visualizaciones de la vista dinámica también se conceden/eliminan automáticamente a través del grupo mediante esta solución. La no adhesión a este producto implica la gestión manual de los grupos Smartsheet, la inserción y eliminación manual de los correos electrónicos de los colaboradores de los grupos Smartsheet por parte de los administradores del sistema. 

 La creación automática de hojas de cálculo para la gestión de contratos mediante la API se realiza a través de un producto TaskIT. Si no se utiliza este producto, estas nuevas hojas de cálculo deben crearse manualmente utilizando la plantilla Smartsheet. 

Mensualmente la hoja de cálculo «Lista de colaboradores» solicita automáticamente a los colaboradores que rellenen la autoevaluación, que puede realizarse a través del formulario Smartsheet o Dynamic View. La información se carga en la hoja de cálculo «Autoevaluación Mensual» y protegida. Solo RRHH tiene acceso a la información confidencial. 

Cada dos meses, la hoja de cálculo «Lista de colaboradores» solicita automáticamente a los colaboradores que rellenen la evaluación del equipo, lo cual se puede hacer a través del formulario Smartsheet o Dynamic View. La información se carga en la hoja de cálculo «Evaluación del equipo» y se protege. Solo RR. HH. tiene acceso a la información confidencial. 

Cada cuatro meses, la hoja de cálculo «Lista de Colaboradores» solicita automáticamente a los colaboradores que hagan un seguimiento de los objetivos del PDI con sus gerentes. La inserción de metas se realiza a través del formulario Smartsheet, que carga la información en la hoja de cálculo «Metas pendientes - General» el seguimiento se puede realizar a través del informe Smartsheet «Metas de mis subordinados» o a través de Dynamic View. Cuando se completan los objetivos, se trasladan a hojas de cálculo de objetivos finalizados. Estas hojas de cálculo de objetivos finalizados son individuales para cada colaborador y se crean a través de la API mediante una plantilla de Smartsheet. 

Tanto los empleados responsables de los objetivos como sus gerentes y los profesionales de RR. HH. tendrán acceso a los objetivos. Smartsheet y Dynamic View cuentan con configuraciones de protección de datos. 

 Todos los formularios del sistema cuentan con el producto TaskIT «auto picklist». El producto carga los nombres de los colaboradores en las listas de selección para que puedan tener datos asociados de la hoja de cálculo principal «Datos de registro de los colaboradores» o de la hoja de cálculo «Lista de empleados» a la hoja de cálculo principal del formulario. De esta forma se evitan errores tipográficos o problemas en la asociación de información. La no adhesión a este producto implica la edición de la columna de la lista de selección «Nombre del colaborador». Un administrador de las hojas de cálculo «Autoevaluación mensual» y «Evaluación del equipo» deberá insertar/eliminar nombres y correos electrónicos de la lista de selección. 

 La no adhesión de Dynamic View a la solución implica la imposibilidad de que los empleados consulten posteriormente las evaluaciones que ellos mismos han realizado.  

La creación de hojas de cálculo de objetivos completados automáticamente por la API se realiza a través de un producto TaskIT. La no adhesión a este producto implica la creación manual de estas nuevas hojas de cálculo mediante el uso de la plantilla Smartsheet. 

A partir del contrato del colaborador (becario, CLT o PJ) y de la fecha de inicio de dicho contrato, tal y como se indica en la hoja de cálculo principal «Datos de registro de los colaboradores», se calcula el saldo de vacaciones de los colaboradores. 

La hoja de cálculo «Registro de vacaciones/Días libres/Baja médica» contiene dos formularios muy importantes: el formulario de solicitud de vacaciones o días libres y el formulario de registro de baja médica y certificado médico. Ambos formularios tienen campos de lista de selección automática. El «nombre del empleado», utilizado como clave en fórmulas para asociar información de gestión, fecha de inicio y calcular el saldo de vacaciones, tiene opciones cargadas a partir de los datos de nombre de la hoja de cálculo principal«Datos de registro de los empleados». 

A través de las automatizaciones de Smartsheet se configuran flujos de análisis y aprobación de vacaciones o días libres y alertas sobre bajas médicas. 

Una vez presentada una solicitud de vacaciones o días libres, se solicita la aprobación de la solicitud por parte de RR. HH. y del responsable del empleado. Para dicha aprobación, se informan las fechas de la solicitud, el total de días solicitados y el saldo actual del empleado (antes de la aprobación de estas vacaciones). Si las vacaciones son aprobadas por RR. HH. y por el gerente, se informa al empleado y los días se restan de su saldo. Si las vacaciones son rechazadas por una de las partes, se solicita que se registre el motivo del rechazo y se notifica al empleado. 

La hoja de cálculo «Gestión de vacaciones/licencias» se encarga de mostrar estos datos y recopilar el saldo de vacaciones. 

El gestor del empleado tiene la facultad de conceder días libres a los empleados mediante un formulario. La información se carga en una hoja de cálculo y, además de mostrar a quién se le han concedido los días libres y cuántos días se han concedido, esta hoja de cálculo contiene datos sobre la fecha y la hora en que se concedieron los días y el nombre de usuario de la persona que solicitó la concesión de los días libres. El campo «Nombre» del formulario que registra las concesiones de días libres se rellena automáticamente con la lista de selección de TaskIT. Este campo se utiliza como clave en fórmulas para asociar información de gestión, fecha de inicio y calcular el saldo de días libres. Las opciones del campo «Nombre» se cargan a partir de los datos del nombre de la hoja de cálculo principal«Datos de registro de los empleados»mediante una lista de selección automática a través de la API.  

El sistema cuenta con botones de fácil acceso a los formularios en el panel de control. Además, el panel de control muestra información en diagramas de Gantt y KPI sobre los empleados que están de vacaciones. 

* Todos los formularios del sistema cuentan con el producto TaskIT «auto picklist». El producto carga los nombres de los colaboradores en las listas de selección para que puedan tener datos asociados de la hoja de cálculo principal«Datos de registro de los colaboradores»o de la hoja de cálculo«Lista de colaboradores»para la hoja de cálculo principal del formulario. De esta forma se evitan errores tipográficos o problemas en la asociación de información. La no adhesión a este producto implica la edición de las columnas de la lista de selección: «Nombre» y «Nombre del colaborador», por parte de un administrador en las hojas de cálculo«Registro de vacaciones/Días libres/Baja médica»y«AUX - Adición de días libres». Este administrador deberá insertar/eliminar nombres de la lista de selección. 

La información del gestor del colaborador que figura en la hoja de cálculo principal «Datos de registro de los colaboradores» se asocian en el sistema de gestión de licencias. 

La hoja de cálculo «Registro de vacaciones/Días libres/Baja médica» contiene dos formularios muy importantes: el formulario de solicitud de vacaciones o días libres y el formulario de registro de baja médica y certificado médico. 

Cuando se presenta una baja médica, se informa al responsable del empleado del nombre del empleado y la fecha de la baja, nada más. Por su parte, el responsable de RR. HH. recibe en un archivo adjunto el certificado médico del empleado y más información, si se ha presentado mediante un formulario. Las bajas médicas no están sujetas a aprobación. 

El sistema cuenta con un botón de fácil acceso al formulario en panel de control. 

 * Hay un formulario en el sistema que cuenta con el producto TaskIT «auto picklist». El producto carga los nombres de los colaboradores en la lista de selección para que puedan tener datos asociados de la hoja de cálculo principal «Datos de registro de los colaboradores» o de la hoja de cálculo «Lista de empleados» a la hoja de cálculo principal del formulario. De esta forma se evitan errores tipográficos o problemas en la asociación de información. La no adhesión a este producto implica la edición de la columna de la lista de selección: «Nombre del colaborador» por parte de un administrador en la hoja de cálculo «Registro de vacaciones/Días libres/Baja médica». Este administrador deberá insertar/eliminar nombres de la lista de selección.