El flujo comienza con el llenado de un formulario de inserción de iniciativas. El formulario se encuentra en la hoja de cálculo «Hoja de inserción de iniciativas». Una vez completado, se envía una solicitud de enriquecimiento de la iniciativa, en la que se completará la siguiente información: 

• Plantilla, tipo de proyecto (carpeta o espacio de trabajo) y PM 

Una vez completada esta información, se envía una solicitud de aprobación. Una vez aprobado el proyecto, se crea a través del Centro de Soluciones TaskIT.  

Las plantillas de gestión de proyectos configuradas se encuentran en la carpeta «Plantillas» del área de trabajo «TaskIT – Proyectos». Cada vez que se crea una nueva plantilla, el nombre de la plantilla se introduce en la columna «Plantilla» de la hoja de cálculo «Hoja de cálculo de inserción de iniciativas».

Toda la información sobre las iniciativas de proyectos y los proyectos creados se carga en el «Panel de control de seguimiento de la cartera». Y toda la información sobre los proyectos creados se encuentra en la hoja de cálculo «Resumen de la cartera». 

La creación del espacio de trabajo o carpeta del proyecto se realiza automáticamente mediante el centro de soluciones TaskIT, un producto de TaskIT que permite replicar estructuras Smartsheet con información variable según los parámetros proporcionados por el usuario. 

Las listas de selección automáticas del sistema ahorran tiempo de mantenimiento y garantizan la obtención de métricas de manera eficiente, ya que evitan inconsistencias en la información que se ingresa en los Kanban de tareas con la información de las bases de datos de proyectos.