Cómo funciona el sistema

Además de la hoja de cálculo principal (el Kanban en el que se registrará y supervisará la tarea) y el panel de control de gestión de tareas del equipo, el sistema cuenta con una base de tareas completadas para evitar que se alcancen los límites de celdas en Smartsheet y también para evitar que la hoja de cálculo principal (Kanban de tareas) se sature. 

Las tarjetas de tareas de Kanban tienen campos para «miembros del equipo» (las personas que realizarán la tarea) y «proyecto», en el que los colaboradores seleccionarán el proyecto al que está asociada la tarea que están realizando. Ambos campos se alimentan automáticamente desde hojas de cálculo de bases de datos a través del producto TaskIT, denominado «lista de selección automática». 

Las listas de selección automáticas del sistema ahorran tiempo de mantenimiento y garantizan la obtención de métricas de manera eficiente, ya que evitan inconsistencias en la información que se ingresa en el Kanban de tareas con la información de las bases de datos de proyectos y colaboradores. No adherirse a este producto implica editar las columnas de la lista de selección «miembros del equipo» y «proyecto». Un administrador de la hoja de cálculo Kanban del equipo deberá introducir/eliminar los datos de la lista de selección, copiándolos de las bases de datos de colaboradores y proyectos. 

Para una gestión minuciosa de las tareas, cada colaborador cuenta con un sistema individual de gestión de tareas con hojas de cálculo, informes y paneles de control. La creación de estos sistemas de gestión individuales se realiza automáticamente a través del Centro de Soluciones TaskIT, un producto de TaskIT que permite replicar estructuras Smartsheet con información variable, de acuerdo con los parámetros proporcionados por el usuario. La no adhesión a este producto da lugar a la creación manual de los sistemas de gestión individuales de los empleados.