En resumen: La gestión de usuarios fuera del plan de Smartsheet se ha centralizado en el Centro de administración, lo que facilita las decisiones de licencia, acceso y gobernanza.
Smartsheet actualizó el Centro de administración para facilitar el manejo de los usuarios que colaboran en el entorno pero que aún no forman parte del plan de la organización. La nueva experiencia reúne importantes acciones en un área dedicada.
Qué cambió
En la pestaña de usuarios que no pertenecen al plan, los administradores del sistema pueden agregar una persona al plan o eliminarla. La centralización proporciona mayor claridad para las decisiones de concesión de licencias, acceso y gobernanza.
Cómo funciona en la práctica
El administrador consulta la lista de usuarios identificados fuera del plan y toma las medidas adecuadas de acuerdo con la política interna. Agregar al plan formaliza la participación de los usuarios; eliminar requiere una evaluación previa de los activos, acciones y responsabilidades asociadas con ella.
Impacto para los equipos
La mejora ayuda a las organizaciones a mantener un entorno más organizado y alinear el acceso real con las reglas de seguridad y contratación. También reduce el tiempo dedicado a localizar cuentas que requieren decisiones administrativas.
Cómo prepararse
Antes de eliminar a alguien, verifique la propiedad de las hojas de cálculo, informes y paneles, la participación en la automatización y la necesidad de transferir responsabilidades. Defina un proceso de revisión periódica y registre los criterios utilizados para agregar o eliminar usuarios.
Disponibilidad
La actualización se anunció para los planes Pro, Business y Enterprise y depende de los permisos del administrador del sistema.
Preguntas frecuentes para usuarios que no son de Smartsheet
¿Qué son los usuarios fuera del plan en Smartsheet?
Son personas identificadas en el entorno que colaboran, pero no están incluidas formalmente en el plan de la organización.
¿Quién puede gestionar estos usuarios?
Las acciones anunciadas dependen de los permisos del administrador del sistema.
¿Qué comprobar antes de eliminar a un usuario?
Propiedad de activos, uso compartido, automatización y necesidad de transferir responsabilidades.
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Fuente: Notas oficiales de la versión de Smartsheet. El fabricante puede cambiar las características y la disponibilidad.
