¿Qué es la función “Ejecutar ahora” en Smartsheet?
la funcionalidad “Ejecutar ahora” (Ejecutar ahora) es una característica de Automatizaciones de Smartsheet lo que le permite probar los flujos de trabajo inmediatamente, sin esperar el desencadenante programado. Esta herramienta acelera significativamente el proceso de configuración y depuración de automatizaciones.
¿Por qué es importante ejecutar ahora?
Problema anterior
Antes de Run Now, probar las automatizaciones era un proceso lento:
- Configurar la automatización con un disparador temporal
- Espere hasta la hora programada.
- Comprueba si funcionó correctamente.
- Si hubo un error, corrígelo y espera nuevamente.
Este ciclo podría llevar horas o días para configurar una automatización compleja.
Solución con Ejecutar ahora
Con Ejecutar ahora puedes:
- Pruebe instantáneamente cualquier automatización
- Ver resultados en segundos
- Identificar errores rápidamente
- Iterar y corregir en tiempo real
Cómo utilizar Ejecutar ahora
Paso a paso
- Accede a la hoja de cálculo con automatización.
- continúa “Automatización” en el menú superior
- Seleccionar “Administrar flujos de trabajo”
- Localice la automatización deseada
- Haga clic en los tres puntos (…) al lado del flujo de trabajo
- Seleccionar “Ejecutar ahora”
- Confirmar ejecución
¿Qué sucede al ejecutar?
- Smartsheet ejecuta todas las condiciones del flujo de trabajo
- Las acciones se aplican a las filas que cumplen los criterios.
- Se registra el historial de ejecución.
- Se envían notificaciones (si están configuradas)
Ejecutar ahora casos de uso
1. Probar nuevas automatizaciones
Al crear una nueva automatización, utilice Ejecutar ahora para validar la lógica antes de activar el disparador real.
2. Errores de depuración
Cuando una automatización no funciona como se esperaba, Ejecutar ahora le ayuda a identificar el problema:
- Compruebe qué filas se vieron afectadas
- Confirmar que las condiciones son correctas.
- Variaciones de configuración de prueba
3. Ejecución manual bajo demanda
Algunas automatizaciones son útiles para la ejecución manual ocasional:
- Enviar recordatorios masivos
- Actualizar el estado de varias líneas
- Activar notificaciones urgentes
4. Entrenamiento en equipo
durante Capacitación en SmartsheetRun Now le permite demostrar automatizaciones en tiempo real.
Limitaciones y consideraciones
Límite de ejecución
Smartsheet puede limitar las ejecuciones consecutivas de Ejecutar ahora para evitar un uso excesivo.
Impacto real
Importante: Ejecutar ahora ejecuta automatización REAL. Si su automatización envía correos electrónicos o modifica datos, se realizarán estas acciones.
Recomendaciones
- Pruebe primero en una hoja de copia
- Utilice datos de prueba cuando sea posible
- Revisar los destinatarios de las notificaciones antes de realizar la prueba.
- Documentar las pruebas realizadas.
Consejos avanzados
Registros de ejecución
Después de usar Ejecutar ahora, verifique su historial de ejecución:
- Acceder al flujo de trabajo
- Haga clic “Ver historial”
- Analizar qué filas se procesaron
- Comprobar errores o alertas
Combinación con condiciones
Utilice condiciones específicas durante la prueba:
- Cree una columna “Prueba” para marcar las líneas de prueba
- Agregue la condición “Prueba = Sí” durante el desarrollo
- Eliminar condición cuando la automatización esté lista
Integración con otras funciones
Run Now funciona con todo tipo de automatizaciones:
- Flujos de trabajo de aprobación
- Alertas y notificaciones
- Automatizaciones de actualización de datos.
- Desencadenantes basados en fechas
- Integraciones de puentes
Próximos pasos
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Ejecutar ahora: Prueba de automatizaciones en Smartsheet
La funcionalidad “Ejecutar ahora” de Smartsheet es una herramienta indispensable para desarrolladores y administradores que necesitan probar y depurar automatizaciones antes de lanzarlas a producción. Dominar esta función acelera significativamente el proceso de creación de flujos de trabajo confiables.
¿Qué es Ejecutar ahora?
Ejecutar ahora es una función que le permite ejecutar manualmente una automatización sin esperar a que el disparador se active de forma natural. Esto hace posible:
- Pruebe la lógica del flujo de trabajo inmediatamente
- Verificar que las acciones estén configuradas correctamente
- Identificar errores antes de que afecten a usuarios reales
- Simular escenarios específicos de forma controlada
Cuándo utilizar Ejecutar ahora
Escenarios ideales
| Situación | Beneficio de Ejecutar ahora |
|---|---|
| Nueva automatización creada | Valida la operación antes de activar |
| Modificación del flujo de trabajo existente | Confirmar que los cambios funcionan |
| Solución de problemas | Aísla problemas en automatizaciones |
| Demostración para las partes interesadas | Muestra el flujo en acción. |
| Entrenamiento en equipo | Ejemplifica el comportamiento esperado |
Cómo utilizar Ejecutar ahora
- Automatización de acceso quieres probar
- Consultar condiciones configurado en el gatillo
- Preparar datos de prueba en la hoja de cálculo si es necesario
- Haga clic en el botón “Ejecutar ahora” o “Ejecutar ahora”
- Mira la ejecución en tiempo real
- Comprueba los resultados en las células afectadas
Tipos de automatizaciones comprobables
1. Automatizaciones basadas en tiempo
Para desencadenantes temporales:
- Automatizaciones diarias, semanales o mensuales.
- Recordatorios programados
- Informes programados
2. Automatizaciones basadas en cambios
Para activadores de cambio de datos:
- Cuando se modifica una celda
- Cuando se agrega una nueva línea
- Cuando el campo alcanza un valor específico
3. Automatizaciones de aprobación
Para flujos de trabajo de aprobación:
- Solicitudes de aprobación
- Solicitudes de actualización
- Notificaciones condicionales
Pruebas de mejores prácticas
- Utilice el entorno de prueba: Cree una copia de la hoja de cálculo para realizar pruebas.
- Escenarios de documentos: Enumere todos los casos que deberían funcionar
- Casos límite de prueba: Comprueba el comportamiento con datos extremos.
- Validar notificaciones: Confirmar que los correos electrónicos llegan correctamente
- Prueba con diferentes usuarios: comprobar permisos
Interpretación de resultados
Ejecución exitosa
- El indicador verde muestra el éxito
- Las acciones se realizaron como se esperaba.
- Registro de ejecución disponible para revisión
Ejecución con error
- El indicador rojo señala un problema
- El mensaje de error indica la causa
- Revisar la configuración de la acción fallida.
Ejecución omitida
- No se cumplieron las condiciones de activación
- Ningún dato coincide con los filtros
- Ajustar los datos o las condiciones de la prueba
Solución de problemas comunes
| problema | Solución |
|---|---|
| La automatización no se ejecuta | Comprueba si está activo y se cumplen las condiciones. |
| Correo electrónico no enviado | Confirmar permisos de dirección y notificación |
| Celda no actualizada | Verifique los permisos de edición de columnas |
| La condición siempre falla | Revisar operadores lógicos y valores. |
Limitaciones de Ejecutar ahora
- Algunas automatizaciones requieren datos reales para funcionar
- Las integraciones externas pueden comportarse de manera diferente
- Los límites de tasa pueden afectar las ejecuciones repetidas
- Es posible que los webhooks no respondan en el entorno de prueba
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