Administre sus tareas en línea de forma rápida y sencilla con las tarjetas Smartsheet
Si trabajas con la gestión de proyectos o actividades, tanto a nivel profesional como personal, ¡seguro que has oído hablar de Kanban! Kanban puede ser útil para personas y equipos que necesitan una forma más visual de gestionar sus numerosas tareas y al mismo tiempo mantener sus procesos optimizados.
Kanban es uno de los métodos ágiles de gestión de proyectos más conocidos, creado por Taiichi Ohno en la industria manufacturera japonesa en 1940, más concretamente dentro del Sistema de Producción Toyota. La palabra Kanban tiene origen japonés y puede traducirse como “tarjeta” o “señalización”.
Así, Kanban se compone de tres elementos principales: la tarjeta, la columna y el tablero. Veamos a continuación qué significa cada uno de estos elementos.
- Tarjeta: es la tarea o acción que es necesario realizar para la entrega final. Normalmente, están estandarizados por colores e informan el tipo de tarea, responsable y/o prioridad.
- Columna: consta del estado de las tareas/actividades. Normalmente, tiene tres columnas: “por hacer”, “en progreso” y “hecho”. Sin embargo, estas columnas se pueden nombrar según las necesidades de la organización.
- Tablero: es el lugar donde se unen las tarjetas y columnas, representando el sistema Kanban
Tarjetas Smartsheet
Para usar la vista de tarjeta, simplemente cree una hoja de cálculo en Smartsheet, haga clic en el menú de vistas y seleccione la vista de tarjeta. De esta manera, su hoja de cálculo, que antes tenía un formato de cuadrícula tradicional, ahora puede mostrarse como tarjetas.
Cuando cambiamos a la vista de tarjeta, aparecen columnas que muestran los estados de actividad. Estas columnas se llaman carriles. Los carriles siempre usarán una columna en su hoja de cálculo que sea del tipo Lista de selección como base. Para modificar tus carriles, haz clic en “Mostrar por”, y allí se mostrarán todas las columnas que sean del tipo “Lista de selección”.
¿Te gustó? Tenemos un vídeo en YouTube que explica detalladamente cómo funciona Kanban en Smartsheet. ¡Haga clic en la imagen a continuación para verlo!
Un abrazo y ¡hasta la próxima!
Dominar la vista Kanban en Smartsheet
La metodología Kanban ha revolucionado la gestión visual del trabajo y Smartsheet ofrece una implementación sólida de esta funcionalidad. Esta guía completa le muestra cómo aprovechar al máximo Kanban en su vida diaria.
¿Qué es Kanban?
Kanban es un sistema visual de gestión del trabajo que se originó en el sistema de producción de Toyota. Sus principios fundamentales incluyen:
- Vista previa del trabajo: Todo el trabajo está representado en tarjetas.
- Limitación de trabajo en curso: Restricción de trabajo en progreso
- Flujo continuo: Movimiento constante de tareas a través de columnas.
- Mejora continua: Identificación y eliminación de cuellos de botella.
Configurar Kanban en Smartsheet
Requisitos previos
- Hoja de cálculo con columna de estado/fase
- Valores de estado definidos (menú desplegable)
- Permiso de editor o superior
Habilitar la vista previa
- Abre tu hoja de cálculo
- En el menú de vistas, seleccione “Vista de tarjeta”
- Elija la columna que definirá los carriles (columnas Kanban)
- Configurar qué campos aparecen en las tarjetas
Personalizando su tablero Kanban
Configuración de la tarjeta
Defina qué información aparece en cada tarjeta:
- Título de la tarea
- Responsable (con foto)
- Fecha de vencimiento
- Prioridad (con colores)
- Etiquetas o categorías
Ordenar y agrupar
Configure el orden de las tarjetas dentro de cada columna:
- Por prioridad (más urgente)
- Por fecha de vencimiento
- Por responsable
- Manual (arrastrar y soltar)
Flujo de trabajo con Kanban
Estructura de columna típica:
- Trabajo pendiente: Tareas esperando para comenzar
- Para hacer: Próximas tareas priorizadas
- En progreso: Trabajo en progreso
- En revisión: En espera de aprobación
- Completado: Tareas completadas
Límites de WIP (trabajo en progreso)
Establezca límites para evitar la sobrecarga:
- Utilice formato condicional para resaltar columnas abarrotadas
- Crear alertas cuando se exceda el límite
- Establecer acuerdos de equipo sobre límites.
Integraciones y Automatizaciones
Potencia tu Kanban con:
- Automatizaciones para mover cartas según reglas.
- Notificaciones cuando las tareas cambian de columna
- Informes de tiempo en cada fase.
- Paneles con métricas de flujo
Métricas Kanban
Monitorear indicadores importantes:
- Plazo de entrega: Tiempo total de principio a fin.
- Tiempo de ciclo: Tiempo en cada fase
- Rendimiento: Número de artículos completados por período
- TRABAJO: Trabajo en curso por columna
Kanban en Smartsheet ofrece flexibilidad para adaptar la metodología a las necesidades específicas de su equipo, combinando la gestión visual con la robustez de una plataforma completa de gestión del trabajo.
Artículos relacionados
Kanban avanzado en Smartsheet
Eleve su gestión visual con funciones avanzadas de Kanban en Smartsheet:
Personalización de columnas
- Columnas personalizadas – Establece estados específicos para tu flujo
- Límites de trabajo en curso – Controlar el número máximo de tareas por columna
- Colores por prioridad – Mirada diferenciada para emergencias
- Carriles – Organizar por proyecto, equipo o categoría
Automatizaciones para Kanban
Configure flujos de trabajo que impulsen su placa:
- Mover automáticamente – Cuando expire el plazo, pasar a la columna de atención
- Notificar a los responsables – Alertas cuando la tarea ingresa a una nueva columna
- Actualizar fechas – Registrar cuando la tarea cambia de estado
- Escala – Notificar a los gerentes si las tareas permanecen inactivas durante demasiado tiempo
Métricas y Análisis
Supervise el rendimiento de su flujo Kanban:
- plazo de entrega – Tiempo total de principio a fin
- tiempo de ciclo – Tiempo en cada etapa
- Rendimiento – Tareas completadas por período.
- Cuellos de botella – Identificar dónde se atascan las tareas
un TareaTI implementa tableros Kanban optimizados para metodologías ágiles.
